Büroleiter: Wer ist er und was macht er?

In der modernen Wirtschaft kann kein Unternehmen mit Büro auf die Arbeit eines Büroleiters verzichten. Diese Position umfasst die Verwaltung und das Management des Office-Workflows einer Organisation.

Im Wesentlichen ist ein Büroleiter dieser informative und führende Link, bei dem alle Arbeitsmomente des Unternehmens zusammenlaufen und gelöst werden. Er interagiert zwischen dem Leiter und den Untergebenen, informiert die einfachen Mitarbeiter über die vom Leiter unterzeichneten Dokumente, kommuniziert mit den Kunden des Unternehmens, überwacht die Korrespondenz, überwacht die Leistung des Unternehmens und stellt der Geschäftsstelle ein Büro zur Verfügung, führt direkte Anweisungen des Direktors und seiner Stellvertreter aus .

Office Manager ist ein Mitarbeiter, der dem gesamten Büro einen vollwertigen Workflow zur Verfügung stellt. Die Beschreibung des Berufs wird Ihnen helfen, das Wesen der Arbeit besser zu verstehen.

Der Beruf des Büroleiters und seine Aufgaben unterscheiden sich nach dem Klassifikator von Arbeiterberufen und Angestelltenpositionen deutlich vom Beruf einer Sekretärin. Ein Office Manager ist in erster Linie Organisator der Büroräume des Unternehmens, Manager und Administrator in einer Person. Der Beruf des Sekretärs impliziert seine Unterordnung unter eine bestimmte Person (Direktor, stellvertretende Direktoren, Top-Manager) und führt nur seine Angelegenheiten.

Der Büroleiter kontrolliert alle laufenden Arbeiten des Büros, hauptsächlich den Papierkram. Überwacht unterbrechungsfrei Arbeit von Bürogeräten, bietet Mitarbeiter des Unternehmens Schreibwaren, bringt den Mitarbeitern rechtzeitig Aufträge, Anordnungen und Ankündigungen im Büro zur Kenntnis, die vom Leiter erlassen werden, nimmt eingehende Anrufe entgegen, falls erforderlich, führt einen Kalender der Sitzungen und Reisen des Direktors. In diesem Fall heißt die Stelle „Büroleiterin mit Sekretariatsfunktion“.

Da die Arbeit eines Büroleiters organisatorische, informative und administrative Tätigkeiten umfasst, umfasst seine berufliche Verantwortung bestimmte funktionale Aufgaben. Genau hier liegt die Beschäftigung und der Kern der Tätigkeit des Büroleiters, der:

• Vorbereitung der Büroarbeit auf einen neuen Arbeitstag: Überprüfen Sie den Betrieb von Telefonen, Computern und Bürogeräten, die Verfügbarkeit von Verbrauchsmaterialien (Papier, nachgefüllte Druckerpatronen);
• Kontrolle, Aufrechterhaltung der Sauberkeit in Büroräumen, einhaltung der Hygienestandards (volle Beleuchtung, Belüftung, Temperaturbedingungen in den Räumlichkeiten), den Betrieb von Split-Systemen überprüfen;
• Rechtzeitig Briefpapier besorgen und ihnen rechtzeitig Büroangestellte zur Verfügung stellen;
• Trinkwasser bestellen, Waschmittel, Toilettenpapier, Servietten;
• steuern Sie den aktuellen Dokumentenfluss: bereiten Sie die erforderlichen Dokumente, Berichte und Arbeitsmaterialien vor, die für die vollwertige Arbeit des Büros erforderlich sind, lösen Sie andere Arbeitsmomente und Aufgaben;
• die Arbeit des Fahrers und des Kuriers täglich überwachen;
• nach den Anweisungen des Kopfes, der Büroleiter ist für die Verteilung der Verantwortlichkeiten unter den Mitarbeitern verantwortlich, stellt ihnen Aufgaben, macht sie auf die notwendigen Arbeitsinformationen aufmerksam, bestimmt den Grad ihrer Verantwortung, analysiert die Wirksamkeit des erzielten Ergebnisses;
• monatliche Finanzkosten berechnen und schätzen für die Aufrechterhaltung des Büros seine Umsetzung überwachen;
• Führen Sie einen Stundenzettel, die Anzahl der Tage und Stunden, die von jedem Mitarbeiter innerhalb eines Kalendermonats geleistet wurden, den Stundenzettel rechtzeitig zur Gehaltsabrechnung an die Buchhaltungsabteilung übermitteln;
• Überwachung der Einhaltung der Arbeitsdisziplin: über Verspätung, vorzeitiges Verlassen der Arbeit, Abwesenheit von Mitarbeitern, Benachrichtigung der Unternehmensleitung, Aufzeichnung von Verstößen und Nichtbeachtung der Kleiderordnung;
• Treffen organisieren, registrieren und Besuchern bei der Lösung ihrer Fragen helfen.

Zu den Hauptkompetenzen eines Office Managers gehören die Vorbereitung und Durchführung von Verhandlungen, Besprechungen, Besprechungen:

• er muss die Vorbereitung aller notwendigen Materialien durchführen, sicherstellen, dass alle interessierten Personen an den Veranstaltungen teilnehmen, das Sitzungsprotokoll führen;
• Korrespondenz mit Kunden und Partnern der Kanzlei führen, Versenden von Materialien;
• Arbeit mit ein- und ausgehender Bürokorrespondenz, registrieren, Versand durchführen;
• den Mitarbeitern Hilfe und Unterstützung bieten bei der Lösung von Konflikten und strittigen Situationen;
• Büroarbeit koordinieren am Ende des Arbeitstages Büroausstattung, Beleuchtung, Split-Systeme, Klimaanlagen auf Trennung vom Stromnetz überprüfen;
• in einigen Fällen ist der Büroleiter für die Suche und Einstellung neuer Mitarbeiter verantwortlich (stellt Informationen über die notwendigen Stellen auf speziellen Seiten ein, durchsucht den Lebenslauf, wählt Bewerber aus, führt ein Vorstellungsgespräch durch);
• informiert potenzielle Kunden schriftlich oder telefonisch über die Kosten für Waren und Dienstleistungen gemäß Preisliste;
• berät bei der Ansiedlung von Unternehmensbereichen, ihre Funktionen;
• pflegt einen Kundenstamm Unternehmen;
• übernimmt die Aufgaben der Wartung der Website, Platzierung von Anzeigen über Waren und Dienstleistungen, Bestellung von Souvenirs, Druck, Verteilung von Informationsmaterial.

Um Büroleiter zu werden, muss ein Kandidat über die für die Tätigkeit erforderlichen Schlüsselqualifikationen sowie über bestimmte persönliche und berufliche Qualitäten verfügen.

Persönliche Eigenschaften eines Menschen sind die biologischen und sozialen Komponenten, die seine Persönlichkeit ausmachen. Biologische Komponenten ein Mensch erhält von der Natur seine Eltern und Vorfahren in Form eines bestimmten Satzes von Genen. Soziale Komponente - dies ist das soziale Umfeld, in dem ein Mensch aufgewachsen und erzogen wurde.

Beide Komponenten formen Charakter und Persönlichkeit und verleihen dem Individuum bestimmte Eigenschaften, sowohl gute als auch negative. Indem Sie alle Persönlichkeitsmerkmale einer Person zusammenbringen, erhalten Sie ein objektives, zuverlässiges psychologisches Porträt.

Zu den positiven Persönlichkeitsmerkmalen gehören solche Charaktereigenschaften wie:

• Ehrlichkeit;
• Beharrlichkeit beim Erreichen des gesetzten Ziels;
• Aufmerksamkeit;
• Selbstdisziplin;
• Verantwortung und Organisation;
• harte Arbeit, Ausdauer;
• innerer Adel;
• Objektivität;
• Geselligkeit, Höflichkeit, freundlicher Umgang mit Menschen;
• Gelassenheit, Hingabe, Aufmerksamkeit, Pünktlichkeit;
• Konfliktfreiheit, Fähigkeit, Streitigkeiten zwischen Mitarbeitern zu lösen, Optimismus und Positivität in allem;
• Schnelligkeit, Schlagfertigkeit, Hilfsbereitschaft;
• Aktivität, Ehrgeiz.

Hinter jedem dieser Persönlichkeitsmerkmale steht die psychologische und emotionale Erziehung eines Menschen, seine Vererbung, das soziale Umfeld, in dem er aufgewachsen ist.

Zu den negativen Persönlichkeitsmerkmalen gehören:

• mangelnde Montage, Unaufmerksamkeit;
• depressive Lebenseinstellung, mangelnder Optimismus;
• Unfähigkeit, rechtzeitig Gedanken zu sammeln und zugewiesene Aufgaben konsequent zu lösen;
• aggressiver Charakter;
• eine Neigung zu Klatsch und Intrigen.

Die geschäftlichen Qualitäten einer Person sind ihre Fähigkeit, bestimmte Arbeitsaufgaben und -funktionen auszuführen.

Anhand der kaufmännischen Qualitäten kann man beurteilen, wie effizient der Bewerber seinen Arbeitsprozess organisieren kann, wie gut er seine beruflichen Aufgaben erfüllen wird. Um ein Büro erfolgreich zu führen, muss ein Bewerber neben Kenntnissen und Fähigkeiten über bestimmte geschäftliche Qualitäten verfügen, darunter:

• Ausbildung, Qualifikationsniveau;
• Berufserfahrung;
• schnelles Lernen, Anpassung an neue Bedingungen;
• Anspruch an sich selbst und andere;
• die Fähigkeit, in einer Multitasking-Umgebung zu arbeiten und gleichzeitig mehrere Probleme gleichzeitig zu lösen;
• analytisches Denken, die Fähigkeit, flexibel und über den Tellerrand hinaus zu denken, richtige Schlussfolgerungen zu ziehen, zu verallgemeinern;
• Geschäftssinn;
• Führungskompetenz;
• Bereitschaft zu Überstunden;
• Redekunst, Diplomatie und Überzeugungskraft;
• Geschäftskommunikationsfähigkeiten.

Die beruflichen Qualitäten eines Menschen sind eine Kombination aus persönlichen und geschäftlichen Qualitäten sowie all den Fähigkeiten, die er im Laufe seiner Karriere erworben hat. In seiner beruflichen Tätigkeit muss ein Büroleiter:

• über gewisse Kenntnisse verfügen, Fähigkeiten und Fertigkeiten auf dem Gebiet Büromanagement;
• beruflich wenden Sie Ihr Wissen und Ihre Fähigkeiten in der Praxis an;
• mit Dokumenten arbeiten können, kennen die Prinzipien der Organisation des Dokumentenflusses, die Regeln für die Erstellung eines Archivs;
• ein sicherer Computerbenutzer sein und andere Bürogeräte;
• den Workflow-Prozess genau kennen, mit eingehender und ausgehender Post arbeiten, die Regeln für die Registrierung kennen, die Beschlüsse des Leiters umgehend in die Strukturabteilungen einbringen, die Fristen für die Ausführung der von den Mitarbeitern des Unternehmens unterzeichneten Dokumente überwachen, ausgehende Korrespondenz per Post oder Kurier versenden;
• über administrative Managementfähigkeiten verfügen;
• schnell tippen können, kennen die Grundsätze und Regeln für die Erstellung bestimmter Dokumente (Anordnungen, Anordnungen, Weisungen, Verfügungen);
• schnell über nützliches Wissen verfügen (Kontakte von Rettungsdiensten, Elektriker, Sanitär, Lieferservice für Mittagessen);
• Fremdsprachen kennen (nicht immer), obwohl in einigen Unternehmen Kenntnisse in einer bestimmten Fremdsprache die Hauptvoraussetzung für den Kandidaten sind und in diesem Fall der Büroleiter fließend in einer Fremdsprache sprechen, lesen und schreiben muss;
• kompetent sprechen und schreiben können, äußern Sie Ihre Gedanken in guter Literatursprache;
• besitzen Kenntnisse in der Geschäftsetikette.

An keiner Hochschule wird der Beruf des Bürokaufmanns/der Bürokauffrau gelehrt. Sie können eine Ausbildung machen und ein Diplom oder eine Berufsausbildungsbescheinigung in haushaltsnahen oder privaten Ausbildungszentren, Hochschulen erhalten.

In großen Unternehmen möchten sie in der Regel nur mit Hochschulbildung einen Spezialisten in dieser Position sehen, kleine Unternehmen können für diese Position einen Mitarbeiter mit Sekundar- oder Fachschulbildung einstellen.

Das Wichtigste, worauf jeder Arbeitgeber achtet, ist Berufserfahrung in dieser Position, EDV-Kenntnisse, Kenntnisse der Büroausstattung und die Fähigkeit, daran zu arbeiten, Kenntnisse in den Grundlagen der Büroarbeit und Archivierung, Fremdsprachenkenntnisse.

Um einen Lebenslauf korrekt zu schreiben und die begehrte Position zu bekommen, brauchst du ausführlich, aber geben Sie alle Informationen zu Ihrer Person ehrlich an: persönliche, berufliche, geschäftliche Qualitäten, Berufserfahrung in einer ähnlichen Position, Bildungsstand.

Die Höhe der zu erwartenden Löhne macht dem Arbeitgeber klar, was er anbieten kann und worauf sich der Kandidat bewirbt.

Keine falschen Angaben zu Berufserfahrung, Ausbildung machen - all dies kann leicht überprüft werden, in diesem Fall wird die Stelle für den Bewerber nicht verfügbar, er wird einfach abgelehnt.

Ein Foto ist ein positiver Moment für einen Kandidaten, der Arbeitgeber muss wissen, wessen Lebenslauf in Betracht gezogen wird. Der Büroleiter ist das Gesicht des Unternehmens, und dem Arbeitgeber ist es nicht gleichgültig, wer es repräsentiert.

Geben Sie unbedingt Ihr Bildungsniveau an, oft der Arbeitgeber für diese Position nimmt eine Fachkraft mit einer höheren wirtschaftlichen, juristischen, psychologischen oder philologischen Ausbildung.

Diese Informationen sind für den Arbeitgeber von Nutzen.

Wenn Sie einen Lebenslauf schreiben, halten Sie sich an seine Struktur:

• persönliche Informationen - Name, Alter, Kontakte;
• persönlich - Der Abschnitt gilt als optional, es ist jedoch besser, ihn auszufüllen;
• Grundkenntnisse und Fähigkeiten - geben Sie an, welche Office-Programme Sie besitzen, listen Sie alle Auffrischungskurse, Seminare, Schulungen und sonstigen Zusatzschulungen auf, die Sie absolviert haben;
• Berufserfahrung - Listen Sie alle Ihre Praktiken, Praktika, abgeschlossenen Projekte, Freiwilligenprogramme in chronologischer Reihenfolge auf, geben Sie die Unternehmen an, in denen Sie zuvor gearbeitet haben, Aus- und Weiterbildungen (geben Sie alle Bildungsprogramme und -richtungen an, die Sie absolviert haben);
• Empfehlungen - Geben Sie in diesem Abschnitt die Namen und Kontakte von Personen an, die Sie einem neuen Arbeitgeber empfehlen können, und geben Sie ein positives Feedback über Sie.

Bewirbt sich ein Bewerber ohne Berufserfahrung auf die Stelle des Office Managers, dann sollte dieser Abschnitt besser nicht in den Lebenslauf aufgenommen werden. Es besteht keine Notwendigkeit, dem Arbeitgeber den Mangel an Kenntnissen und Fähigkeiten aufzuzeigen. In diesem Fall ist es besser, Ihre persönlichen und geschäftlichen Qualitäten zu beschreiben, welche Art von Vor- und Zusatzausbildung Sie haben (Seminare, Schulungen).

Als Berufserfahrung können Sie industrielle Praxis, Vordiplompraktikum, Fähigkeiten in der Organisation bestimmter Veranstaltungen, Teilnahme an Olympiaden, Konferenzen, Wettbewerben und allen Arten von Prüfungen angeben. Wenn Sie Erfolge und Erfolge haben, die in direktem Zusammenhang mit Ihrer zukünftigen Arbeit stehen, geben Sie diese Informationen unbedingt in Ihrem Lebenslauf an.