Zusammenfassung

Tipps zum Schreiben eines Lebenslaufs als Sekretärin

Inhalt

Was macht ein Spezialist?
Struktur
Was muss nicht angegeben werden?
Wie schreibe ich ein Anschreiben?
Proben

Der Betriebssekretär übernimmt die Aufgabe, die Tätigkeiten des Arbeitskollektivs und insbesondere des Betriebsleiters zu organisieren. Dies ist eine Assistentin des Firmenchefs, daher gelten für Kandidaten für diese Stelle ziemlich strenge Anforderungen. Lassen Sie uns näher auf die Fragen der Erstellung eines erfolgreichen Lebenslaufs für eine Sekretariatsposition eingehen.

Was macht ein Spezialist?

Die Arbeit einer jeden Sekretärin erfordert die Fähigkeit, schnell von einer Art von Arbeitstätigkeit zu einer anderen zu wechseln. Diese Person führt eine Vielzahl von Aufgaben aus, aber alle zielen darauf ab, der ersten Person des Unternehmens bei seiner Arbeit zu helfen und seine Arbeit und persönliche Zeit zu sparen. Zu den Tätigkeitsfeldern dieser Fachkraft gehören traditionell Bürotätigkeiten, Arbeiten mit Telefon, Mini-Telefonzentrale und Büroausstattung, Rufumleitung, sowie die Organisation von Meetings, Geschäftsreisen und anderen Arbeiten.

Rezeptionist ist zuständig für den Erstempfang von Kunden und Besuchern, die telefonische Kommunikation, den Faxempfang sowie die Serviceunterstützung bei den Verhandlungen des Chefs.
Die Aufgaben des Administrators umfasst die Organisation der effektivsten Interaktion der Mitarbeiter des Unternehmens, die Aufrechterhaltung der Ordnung in den Büroräumen, die Wartung der Büroausstattung und die Bereitstellung aller erforderlichen Schreibwaren und Haushaltswaren für das Büro des Unternehmens.
Die Aufgaben eines Personal Assistant Managers sind etwas anders. Dieser Spezialist ist immer über bevorstehende Ereignisse informiert.Auf seinen Schultern liegen die Terminierung der Arbeitssitzungen des Chefs, die Erfüllung seiner persönlichen Aufgaben und viele andere Aufgaben, die in der Regel jeweils individuell ausgehandelt werden.
Gerichtsbediensteter in der Regel einem Richter zugeordnet - dieser Mitarbeiter nimmt an Gerichtsverhandlungen teil und führt alle erforderlichen dokumentarischen Arbeiten durch. Der Justizsekretär ist mit der Archivierung von Dokumenten, der Übermittlung von Materialien an das Büro, der Führung des Protokolls der Gerichtssitzung und dem Versand von Vorladungen beschäftigt. Die Anforderungen an diese Position sind sehr hoch: Der Mitarbeiter muss über eine juristische Hochschulausbildung und eine Berufserfahrung von mindestens 2 Jahren verfügen.
Pressesprecher betreut die Themen Markenpräsentation, interagiert mit den Medien, stellt eine Auswahl relevanter News zusammen. Der persönliche Assistent nimmt die gesamte Korrespondenz entgegen, bereitet alle Geschäftspapiere für die erste Person des Unternehmens vor, sammelt auf die eine oder andere Weise Informationen im Zusammenhang mit wichtigen Entscheidungen und führt auch einmalige Aufträge des Chefs aus.

Es gibt auch eine Besonderheit in der Tätigkeit eines Notarassistenten, eines Sekretärs-Übersetzers sowie eines Mitarbeiters der Bildungseinheit der Schule.

Struktur

Jeder Lebenslauf besteht aus mehreren Blöcken. Nachfolgend finden Sie Empfehlungen, was in jedem von ihnen für den zukünftigen Sekretär angegeben werden sollte.

Verantwortlichkeiten

In einer erweiterten Version sieht die Liste der Jobaufgaben einer Sekretärin wie folgt aus:

Entgegennahme eingehender Briefe und Bewerbungen, deren Weiterverteilung, Weiterleitung an zuständige Personen;
Annahme der Unterlagen zur Unterschrift durch den Chef;
eingehende Telefonanrufe beantworten und weiterleiten;
Organisation von Geschäftsverhandlungen für den Chef;
Vorbereitung von Berufungen, Briefen und anderen Dokumenten auf Antrag des Chefs;
Vorbereitung von Sitzungen und Arbeitssitzungen, Sammlung der erforderlichen Materialien, Benachrichtigung aller Teilnehmer der Veranstaltung über Ort und Zeit ihrer Abhaltung, Fertigstellung der Sitzungsprotokolle;
Bereitstellung von Dienstleistungen zur Organisation eines Treffens der Gäste des Leiters;
Kontrolle über die Ausführung der Anordnungen der Verwaltung durch die Mitarbeiter des Unternehmens;
Bereitstellung von Büromaterial, Büroausstattung und anderen Arbeitsmitteln für die Unternehmensverwaltung, die zu einer reibungslosen Arbeit des Personals beitragen;
Empfang von Besuchern;
Führung des Firmenarchivs;
Organisation von Geschäftsreisen für die erste Person des Unternehmens: Kauf von Tickets sowie Buchung von Hotelzimmern;
Ausführung anderer Aufträge.

Wenn Sie sich für die Stelle einer stellvertretenden Sekretärin bewerben, dann sollten Sie darauf vorbereitet sein, dass der Aufgabenkatalog um Dokumentenprüfung, Erstellung analytischer Gutachten, Sammlung von Materialien für Berichte und Reden ergänzt wird.

Fähigkeiten

Ein erfolgreicher Kandidat für die Stelle als Sekretärin muss über folgende Fähigkeiten verfügen, die im Lebenslauf angegeben werden können:

Büroarbeiten;
Führen von Telefongesprächen;
Treffen und Erstberatung von Kunden;
Aufrechterhaltung des Amtes;
Bearbeitung der Korrespondenz;
Organisation von Veranstaltungen und Geschäftstreffen;
Zeitmanagement des Kopfes;
Kenntnisse in Bürogeräten und Büro-PC-Programmen.

Welche Fähigkeiten im Vordergrund stehen, hängt vom Tätigkeitsfeld des Unternehmens ab... Wenn Sie beispielsweise eine Sekretärin in einem medizinischen Zentrum benötigen, benötigen Sie kaum fundierte Kenntnisse der Büroarbeit und des Arbeitsablaufs, die Fähigkeit, Dokumente für die Erlangung eines Visums zu erstellen, ist unwahrscheinlich. Diese Position erfordert die Fähigkeit zur Kommunikation mit Kunden, Kenntnisse der Grundlagen der medizinischen Wissenschaft und die Fähigkeit, in großen Mengen am Telefon zu kommunizieren.

Erfolge

Berufliche Leistungen sind für jeden Arbeitgeber wichtig, zu den wichtigsten zählen in der Regel die folgenden Punkte:

Optimierung des Dokumentenflusses des Unternehmens;
Schaffung eines optimalen Arbeitsklimas im Büro;
Organisation eines Interaktionssystems zwischen den Abteilungen;
Reiseunterstützung;
Koordination der Aktivitäten von Kurier- und Reinigungsdiensten.

Berufliche und persönliche Qualitäten

Eine kompetente Sekretärin muss über so wichtige Eigenschaften verfügen wie:

Offenheit für Kommunikation;
Verantwortung und Ergebnisorientierung;
aktive Lebensposition;
Fähigkeit, Aufgaben in einer Multitasking-Umgebung auszuführen;
die Fähigkeit, schnell von einer Aktivität zur anderen zu wechseln;
Mangel an schlechten Gewohnheiten;
Stresstoleranz;
Genauigkeit und Gewissenhaftigkeit;
der Wunsch, das Begonnene zu Ende zu bringen;
Anstand;
die Fähigkeit, mit personenbezogenen Daten zu arbeiten;
Korrekte mündliche und schriftliche Sprache;
gute Kenntnisse der Geschäftsetikette;
die Fähigkeit, im Team zu agieren.

Berufserfahrung

Wenn Sie bereits als Sekretärin gearbeitet haben, wird es Ihnen nicht schwer fallen, Ihre Berufserfahrung zu beschreiben. Für Bewerber, die zum ersten Mal eine Stelle in diesem Fachgebiet suchen, wird es deutlich schwieriger. Mangelnde Erfahrung ist jedoch kein Grund zur Aufregung, Sie können immer Ihre Schlüsselkompetenzen hervorheben.

Sie können beispielsweise Folgendes angeben:

fließend Englisch und Spanisch;
Besitz aller grundlegenden Office-Programme;
Kenntnis der Büroausstattung;
10-Finger-Touch-Tippen (300 Zeichen pro Minute).

Sie müssen immer Ihre "Trumpfkarten" hervorheben - so kann der Arbeitgeber sehen, wo Sie stark sind und sich für Ihre Kandidatur interessieren.

Ausbildung

Um sich für die Stelle als Sekretärin in einem renommierten Unternehmen zu qualifizieren, müssen Sie über eine Hochschulausbildung verfügen. Eine effektive Aufgabenerfüllung erfordert jedoch häufig zusätzliche Kurse und Schulungen in Büroarbeit, Archivierung sowie Schulungen im Umgang mit Bürogeräten... In kleineren Büros übernehmen Sekretärinnen oft die Aufgaben eines Rechtsanwalts oder führen Buchführungsunterlagen. In diesem Fall benötigen Sie jeweils eine juristische bzw. wirtschaftswissenschaftliche Ausbildung.

Bei der Bewerbung um die Stelle als Sekretärin-Verwaltung und Rezeptionistin ist das Vorhandensein einer Hochschulausbildung nicht zwingend erforderlich.

Was muss nicht angegeben werden?

Lassen Sie uns ein wenig näher darauf eingehen, was im Lebenslauf nicht angegeben werden muss.

Hobbys und Hobbys... Es ist nicht notwendig, detailliert zu beschreiben, wie Sie Blumen anbauen / stricken / sticken, falls Ihre zukünftige Tätigkeit damit nichts zu tun hat.
Alle verfügbaren Berufserfahrungen. Viele Menschen beginnen ihre Karriere mit Positionen wie Verkäufer, Hausmeister oder Reinigungskraft. Wenn Sie seit mehr als 10 Jahren arbeiten, reicht es völlig aus, an 2-3 Orten in einer ähnlichen Fachrichtung zu bleiben.
Die Sekretärin muss ein angenehmes Äußeres haben, daher empfiehlt es sich, dem Lebenslauf ein Foto beizufügen. Allerdings sind hier keine sexuellen Untertöne erlaubt – beschränken Sie sich auf ein strenges Ausweisfoto. Bilder in einem Badeanzug oder in einem Restaurant können falsch wiedergegeben werden.

Wie schreibe ich ein Anschreiben?

Ein Anschreiben ist optional, macht aber bei einem potentiellen Arbeitgeber trotzdem einen guten Eindruck. Es lohnt sich nicht, alles zu wiederholen, was im Lebenslauf selbst steht. Hier müssen Sie Ihr Interesse an der Stelle bekunden und das Vorhandensein von Grundfertigkeiten und -kompetenzen kurz hervorhebenum Ihnen bei der Erfüllung Ihrer beruflichen Aufgaben zu helfen.

Am Ende des Briefes danke ich Ihnen für Ihr Interesse und drücke Ihre aufrichtige Hoffnung auf eine Antwort aus.