Zeitmanagement: Definition, Techniken und Lernen

Um seine Zeit richtig einzuteilen, ist es überhaupt nicht notwendig, eine Zeitmaschine zu besitzen, aber es lohnt sich, die Regeln für die Verteilung der Kräfte nach Sekunden zu kennen. Vor allem für diejenigen, für die das Wort „Zeit ist Geld“ keine leere Floskel, sondern ein Lebensmotto ist. Wenn Sie einer von ihnen sind, ist es wichtig, dass Sie zumindest grundlegende Zeitmanagementfähigkeiten beherrschen.

Zeitmanagement bedeutet wörtlich übersetzt aus dem Englischen "Zeitmanagement". Dies bedeutet nicht, dass Sie, wenn Sie eine solche Kunst beherrschen, in die Vergangenheit oder in die Zukunft gehen können. Die Hauptfunktion des Zeitmanagements besteht darin, jede Minute Ihres Lebens effektiv zu gestalten. Und es geht nicht nur um Arbeit, es ist ein ganzes System, das die vielen Elemente unseres Lebens zusammenfasst. Einfach ausgedrückt bestimmt das Zeitmanagement unseren Zeitplan für den Tag, die Woche, den Monat oder sogar das Jahr.

Denken Sie nicht, dass diese Definition und dieses Konzept nur in der Wirtschaft verwendet werden. Hausfrauen haben auch oft nicht genug Zeit, um alle Hausarbeiten zu erledigen. Und oft passiert dies überhaupt nicht, weil sie nicht genug Kraft haben, sie verteilen einfach Zeit und Mühe nicht richtig.

Zum einen wird Zeitmanagement eingesetzt, um die persönliche Leistungsfähigkeit jedes einzelnen Mitarbeiters an seinem Arbeitsplatz zu steigern und damit die Produktivität der gesamten Organisation, sei es ein Hightech-Werkzeugmaschinenwerk oder ein Schönheitssalon, zu steigern. Um das richtige Zeitmanagement zu wählen, das von dieser oder jener Person verwendet wird, müssen Sie zuerst nicht nur ihre persönlichen Ziele und Zielsetzungen studieren, sondern auch persönliche Qualitäten, das Quadrat der Ziele und sogar den Biorhythmus.

Wenn Sie alle Personalressourcen richtig berechnen, hat jeder, auch der am meisten beschäftigte und gefragte Spezialist, immer genug Zeit sowohl für die Arbeit als auch für die Erholung.

Die Grundprinzipien des Zeitmanagements sind, die Last auf sich selbst und die Zeit richtig zu verteilen. Es ist notwendig, die Hauptaufgaben hervorzuheben und die "Zeitfresser" loszuwerden. Zu seinen Absorbern zählen Kommunikation im Internet oder im Büro, die Ihnen nichts bedeutet, das Anschauen von unnötigen Nachrichten oder Werbemailings, die per Post oder in Form von SMS eingehen, zahlreiche Rauch- oder Teepausen und so weiter.

Bevor Sie Ihren Zeitplan richtig gestalten, müssen Sie Prioritäten setzen. Der Autor einer der bekanntesten und effektivsten Methoden hierfür ist der 34. Präsident der Vereinigten Staaten von Amerika, Dwight D. Eisenhower. Die Quintessenz ist wie folgt. Teilen Sie alle geplanten Aktivitäten in 4 Teile auf:

• dringend und wichtig;
• dringend, aber nicht wichtig;
• wichtig, aber nicht dringend;
• nicht dringend und unwichtig.

Lassen Sie uns zunächst die Spreu vom Weizen trennen und auswählen, was wir wirklich brauchen. Müssen Sie morgen wirklich mit einer Freundin in den Laden gehen, um ihr bei der Auswahl eines Geburtstagsgeschenks für ihre Mutter zu helfen? Vielleicht kann sie diese Mission in Ruhe alleine bewältigen? Sie werden diese Zeit mit etwas verbringen, das Ihre Bemühungen wirklich wert ist. EIN Denken Sie daran, wie viele Stunden Sie mit bedeutungslosen Gesprächen mit demselben Freund am Telefon verbracht haben, und stellen Sie sich jetzt vor, wie viel Sie in dieser Zeit hätten tun können.

Wie viele Stunden am Tag verbringen Sie damit, sich in sozialen Netzwerken Fotos von Personen anzusehen, die Sie kennen? Aber das ist nicht nur Ihre kostbare Zeit, sondern auch Emotionen, die viel effektiver genutzt werden können. Dasselbe gilt für das "Aussitzen" bei Solitärspielen und anderen "aufregenden" Unterhaltungen.

Es ist unmöglich, die Unermesslichkeit zu begreifen und um nicht deprimiert zu werden, dass man immer nichts tut, legt man die Messlatte zunächst nicht höher. Planen Sie genau so viel ein, wie es realistisch umsetzbar ist und lassen Sie immer etwas Zeit in Reserve, um bei unerwarteten Hindernissen oder dringenden Problemen Zeit zu haben, beides zu bewältigen.

Bevor Sie eine bestimmte Aufgabe angehen, entscheiden Sie sich für das Ziel, das Sie verfolgen. Warum müssen Sie Ihren Desktop zum fünften Mal in einer Woche löschen? Sind Sie ein Befürworter perfekter Sauberkeit? Stimmt das oder wollen Sie sich einfach mit einem feuchten Tuch vom Geschäft ablenken? Warum gingen Sie zum zehnten Mal an einem Tag Tee einschenken, wollten Sie ihn unbedingt trinken oder wurde das von Ihren Hauptaufgaben abgelenkt?

Eine weitere Nuance, die berücksichtigt werden muss, um das Ziel rechtzeitig zu erreichen, besteht darin, es nicht zu überschätzen. Verstehen Sie, warum Sie ein großes Projekt übernehmen. Was möchten Sie erreichen - Geld, Ruhm, Ehre von Kollegen oder Beförderung. Nur wenn Sie verstehen, was das wahre Ziel ist, können Sie sich vollständig motivieren und mit der Arbeit beschäftigt sein, ohne von fremden Dingen abgelenkt zu werden.

Nutze jeden Sieg als Treibstoff für deine weitere Reise. Geben Sie sich "Noten" oder hängen Sie "Medaillen". Wenn Sie ein Projekt pünktlich oder vorzeitig abgeschlossen haben, nehmen Sie nicht gleich das nächste an, genießen Sie den „Abschluss“-Moment, erinnern Sie sich an diese Gefühle und machen Sie erst dann weiter. Denken Sie daran, sich für eine gute Arbeit zu belohnen.

Greifen Sie nicht auf alles ein. Du hast keine zehn Hände und du hast nur einen Kopf. Wenn Sie mehrere Dinge gleichzeitig angehen, laufen Sie Gefahr, keines davon zu erledigen, zumindest werden Sie es nicht qualitativ schaffen. Es ist, als würde man ein Gedicht lernen und gleichzeitig ein physikalisches Problem lösen. Das ist, sehen Sie, unrealistisch. Bei der Arbeit ist es genauso.

Und hier im Haushalt, um Zeit und Mühe zu sparen, können einige Dinge kombiniert werden. Denn während Kartoffeln kochen oder Eier für den Salat abkühlen, kann man zum Beispiel in der Küche den Staub von der Fensterbank wischen oder den Boden saugen.

Lassen Sie Ihr Geschäft nicht seinen Lauf. Machen Sie einen täglichen Arbeitsplan. Idealerweise sollte dies am Vorabend geschehen. Vergessen Sie bei der Planung des nächsten Tages nicht, dass jederzeit eine Situation höherer Gewalt eintreten kann. Sie müssen Ihre Mutter ins Krankenhaus bringen oder Ihr Kind früher von der Schule abholen. Nehmen Sie sich für diese „Notfälle“ immer Zeit. Wenn Sie es für diese Bedürfnisse nicht benötigen, geben Sie es für zusätzliche Aktivitäten aus.

Ein weiterer wichtiger Punkt. Stellen Sie sicher, dass Sie sich etwas Zeit zum Ausruhen nehmen. Pausen sind unabdingbar. Auch Pausen für leichte Übungen, Mittagspause und sogar ein Anruf beim Kind sollten in Ihren Stundenplan eingebaut werden.

Außerdem müssen Sie es verfassen, unter Berücksichtigung des eigenen Biorhythmus... Wenn Sie ein Morgenmensch sind, stellen Sie die schwierigsten Aufgaben zu Beginn des Tages und lassen Sie die zweite Hälfte für Aktivitäten übrig, die die geringste körperliche, geistige und moralische Anstrengung erfordern. Wenn Sie eine "Eule" sind und Ihr Kopf erst gegen Mittag zu arbeiten beginnt, dann erledigen Sie morgens die einfachsten Aufgaben, treffen Sie wichtige Entscheidungen, wenn Ihr Körper mit Lebensenergie gefüllt ist.

Das Wort "Investition" bedeutet am häufigsten Finanzinvestitionen. Werden Sie in etwas investieren, das Ihnen nie ein Einkommen bringt? Niemand wird der gestern zerstörten Anlage einen Rubel geben, denn dies ist eine tote Investition. Mit der Zeit ist es genauso. Hören Sie auf, es dort zu platzieren, wo es wie ein Rohr herausfliegt. Im Fernsehen hat eine weitere Talkshow mit einem spannenden Thema begonnen, dringend den Bildschirm ausschalten. Fragen Sie sich, warum Sie diese Informationen benötigen. Einfach so? Warum also Ihre kostbare Zeit damit verschwenden?

Eine Freundin rief an und fing wieder an, über ihren idiotischen Ehemann zu reden? Beenden Sie das Gespräch schnell und raten Sie Ihrem Freund, sich an einen Psychologen zu wenden oder sich auf einer Dating-Site zu registrieren.

Wenn Sie alle oben genannten Regeln befolgen und immer noch nicht genug Zeit haben, probieren Sie eine der Techniken aus, die zu verschiedenen Zeiten sowohl von Zeitmanagement-Spezialisten als auch von "zufälligen" Personen entwickelt wurden. Eine der weltweit am weitesten verbreiteten Methoden ist die „Tomato“-Technik. Es wurde von einem normalen italienischen Studenten erfunden, der nie Zeit hatte, sich auf Prüfungen vorzubereiten.

Eines Tages beschloss er, die Kontrolle über sich und seine Zeit zu übernehmen. Dazu habe ich das gängigste Küchenwerkzeug verwendet - einen Timer in Form einer Tomate (daher der Name einer einfachen Technologie). Er startete den Timer für 25 Minuten und war während dieser Zeit nur mit seinem Studium beschäftigt. Stellen Sie sich seine Überraschung vor, denn buchstäblich hatte er sofort genug Zeit, sich vorzubereiten. Versuchen Sie, dasselbe zu tun.

Starten Sie einen Timer (Wecker) für eine bestimmte Zeit, während der nur eine bestimmte Aufgabe ausgeführt wird. Weder ein Anruf, noch eine Benachrichtigung über einen neuen Brief per E-Mail oder sonstiges soll Sie von dieser Aufgabe ablenken. Schon bald werden Sie spüren, dass Sie sich Ihrem Ziel viel schneller als zuvor nähern.

Fühlen Sie sich wie ein Käser, der eine andere beliebte Zeitmanagementmethode namens Swiss Cheese verwendet. Es wird für den Fall verwendet, dass sie mit der Umsetzung eines großen Projekts in keiner Weise beginnen können. In diesem Fall wird vorgeschlagen, genau dieses Projekt in Form eines quadratischen Käsestücks zu präsentieren und daraus Schweizer Käse mit vielen großen Löchern herzustellen. Jedes Loch ist eine spezifische Aufgabe, die abgeschlossen werden muss, um das Endergebnis zu erhalten.

Wenn Sie nicht wissen, an welchem ​​Ende Sie beginnen sollen, versuchen Sie es mit dem ersten "Loch", das zufällig auftaucht. Machen Sie nur minimalen Aufwand und dann läuft alles wie am Schnürchen. Die einzige Bedingung ist, dass Sie nicht aufgeben, was Sie begonnen haben. Lassen Sie das, was getan wurde, als ein sehr kleiner Teil des Gedachten erscheinen, aber gehen Sie zu jedem Stadium über, nur nachdem Sie genau festgelegt haben, dass Sie es "in einer Sitzung" bewältigen werden. Andernfalls erhalten Sie statt vieler Löcher in Ihrem Käse ein großes Loch, ähnlich einem Abgrund, in das sowohl Zeit als auch Energie fallen.

Halten Sie sich strikt an die Fristenregelung. Der Begriff kam aus Amerika zu uns. Wörtlich übersetzt bedeutet es „Tote Linie“. Es wird angenommen, dass dies ursprünglich der Name der Linie im Gefängnis war, über die der Gefangene sofort getötet wurde. An nicht so abgelegenen Orten werden solche Methoden schon lange nicht mehr verwendet, aber im Geschäftsumfeld haben sie sich sehr verbreitet. In der modernen Welt ist eine Frist eine zeitliche Grenze, die in keiner Weise überschritten werden kann.

Diese Technologie ist besonders beliebt bei denen, die aus der Ferne arbeiten. Es gibt niemanden, der sie "passt", also müssen Sie einen Rahmen für sich selbst setzen. Es wird auch oft für Menschen in kreativen Berufen verwendet - Journalisten oder Werbegestalter. Allerdings hat die Deadline auch eine Zwischenstufe – die Redline (übersetzt als „red line“). Dies ist der Zeitraum, in dem Sie die grobe Arbeit übergeben müssen - die verbleibende Zeit wird benötigt, um Fehler, Überarbeitungen und Ergänzungen zu korrigieren, die der Kunde vornehmen kann.

Manchmal kommen wir einfach nicht an die Aufgabe, nur weil sie uns überwältigend vorkommt, wie ein Elefant. Um es Ihnen leichter zu machen, teilen Sie das große Volumen in kleine Stücke auf. Fangen Sie klein an.

Beispielsweise müssen Sie ein Landhaus generalsanieren oder renovieren. Beides klingt bedrohlich. Und wenn Sie den Prozess in kleine Schritte unterteilen? Machen Sie eine Tabelle, in der die Reparatur oben steht (allgemeine Reinigung), und dann die Unterpunkte: Fenster, Türen, Böden, Möbel usw. Stimmen Sie zu, auf diese Weise scheint die Arbeit nicht mehr zu schwierig. Machen Sie daher keinen Elefanten aus einer Fliege.

Göttliche Methode "Kairos". Die alten Griechen hielten Kairos für den Gott eines glücklichen Augenblicks. Zeitmanagement-Experten haben entschieden, dass mit ihm ein moderner Mensch unterwegs ist. Der Kern der Methode besteht darin, keine Zeit damit zu verschwenden, was mit anderen Fällen kombiniert werden kann. Zum Beispiel müssen Sie am 8. März ein Geschenk für Ihre Mutter kaufen. Entscheiden Sie, wo Sie es tun möchten und sehen Sie, ob Sie in Kürze in diesem Bereich der Stadt andere Geschäfte haben.

Sie können möglicherweise 3 oder 4 Ziele gleichzeitig an einem Ort kombinieren (gehen Sie zur Bank, um Ihr Konto aufzufüllen, eine Neuheit zu kaufen usw.). Gleiches gilt für Geschäftstreffen. Formulieren Sie vor den Verhandlungen alle Fragen und Anregungen, die Sie für den Gesprächspartner gesammelt haben. Es ist möglich, dass ein Telefonat oder eine Mittagssitzung ausreicht, um sie zu lösen. Und vergiss nicht zu sehen, ob du noch andere Dinge zu tun hast, wo du hingehst.

Sie können alle Tipps, die wir in diesem Artikel gegeben haben, ausprobieren, aber zuerst sollten die einfachsten Übungen befolgt werden. Machen Sie es sich beispielsweise zur Regel, den Alarm nach dem Klingeln nicht neu anzuordnen. In 5 oder sogar 10 Minuten werden Sie nicht schlafen können, aber es kann durchaus sein, dass Sie zu spät zur Arbeit kommen, danach haben Sie den ganzen Tag Zeitmangel und können kaum alles tun.

Im Großen und Ganzen gibt es keine besonderen Geheimnisse, um Zeit zu sparen. Hier sind nur ein paar weitere Empfehlungen.

• Nutzen Sie die Fähigkeiten Ihrer Kollegen oder Familienmitglieder. Teilen Sie Ihre Arbeit mit ihnen – delegieren Sie Autorität. Die Nachwuchswissenschaftlerin hilft Ihnen bestimmt gerne weiter und der Ehemann (Sohn, Tochter) erledigt einfache Hausarbeiten wie Müll rausbringen oder Brot kaufen.
• Wenn Sie sich entscheiden, Zeitmanagement zu einem Lebensstil zu machen, Besser ist es, sich in einem speziellen Seminar zu schulen oder einen Spezialisten auf diesem Gebiet ins Unternehmen einzuladen, um den Workflow zu optimieren.

Als Bonus für das Lesen dieses Artikels ist hier ein weiterer Life-Hack für Sie. Vereinbaren Sie mindestens einmal im Monat, am besten wöchentlich, einen "sauberen Tag", den Sie ohne Telefon verbringen müssen, indem Sie per E-Mail oder in Instant Messenger kommunizieren. Dies ist eine Arbeitsleistung mit kurzen Pausen für eine Pause, in der Sie alle Fälle "aufräumen" müssen, wenn Sie innerhalb einer Woche (Monat) plötzlich nicht genug Zeit für etwas hatten.