Eisenhower-Matrix - Die Zeit richtig nutzen

In unserem sich wahnsinnig schnell entwickelnden Zeitalter scheint die Zeit nicht einfach zu vergehen, sondern fliegt mit der Geschwindigkeit eines Überschallflugzeugs. In einem solchen Kreislauf von Ereignissen und Tagen, beladen mit einer Fülle von Angelegenheiten und Plänen, können wir oft nicht einmal die Hälfte dessen verwirklichen, was geplant war. Und ich möchte für alles rechtzeitig da sein. Wie die Zeit mithilfe der Eisenhower-Matrix richtig verwendet wird, werden wir genauer betrachten.

Zeit ist alles, was wir haben. Gut oder schlecht, dass wir unser Leben leben, hängt direkt davon ab, wie und womit wir die uns zugewiesene Zeit verbringen. Und wer davon träumt, unterwegs viel unternehmen zu können, lernt in der Regel, seine Zeit effektiv zu managen. Zeitmanagement (Zeitmanagement) ist nichts anderes als Planung. Es ist es, das hilft, sich keine Sorgen mehr über das bittere Gefühl zu machen, dass die Zeit knapp ist, dass sie schmerzlich fehlt und deshalb keine Zeit ist, etwas zu tun.

Der berühmte amerikanische Militär- und politische Führer Dwight David Eisenhower, der auch Präsident der Vereinigten Staaten war, nahm einst ernsthaft die Suche nach einer Lösung für das Problem einer effektiven Planung auf. Und er hat es geschafft, eine Lösung für dieses Problem zu finden, er hat sogar seine eigene gefunden Zeitmanagement-System.

Zufälligerweise nimmt das menschliche Gehirn strukturierte Informationen leichter und besser wahr, dh in ein bestimmtes System gebracht, in Regale zerlegt. Gleichzeitig wäre es schön, diese Regale zu visualisieren, zum Beispiel mit Hilfe von irgendwelchen Diagrammen oder Diagrammen.Dieses Prinzip der Fallverteilung liegt der Eisenhower-Matrix zugrunde, die eine der führenden Methoden der Theorie des effektiven Zeitmanagements ist.

Die Visualisierung des Geschäfts- und Aktionsplans mit der Matrix ist sehr einfach. Zeichnen Sie ein Quadrat auf Papier, teilen Sie es mit zwei senkrechten Linien in vier gleiche Ränder. Sie sollten ein Fenster mit einem Gitter in Form eines Kreuzes erhalten. Diese Felder unterteilen Ihre Angelegenheiten in 4 Gruppen, von denen jede von den Anzeichen von Wichtigkeit / Unwichtigkeit und Dringlichkeit / Nicht-Dringlichkeit abhängt. Die aus dem Schnitt von Linien gebildeten Felder werden Quadranten (ein mathematisches Konzept) genannt und werden wie folgt bezeichnet:

• Quadrant A (wichtige und dringende Aufgaben);
• B-Quadrant (wichtige, aber nicht dringende Aufgaben);
• S-Quadrant (nicht wichtige, aber dringende Aufgaben);
• Quadrant D (unwichtige und nicht dringende Aufgaben).

Die Eisenhower-Matrix hat sowohl Vor- als auch Nachteile. Lassen Sie uns beide beschreiben und mit den Vorteilen beginnen.

• Trotz seines Namens „Matrix“, der etwas Komplexes impliziert, ist das System eigentlich sehr einfach zu verstehen und problemlos anzuwenden.
• Fälle, Ziele und Zielsetzungen sind in nur 4 Kategorien unterteilt, dies hilft, besser darin zu navigieren.
• Die Aufgabenverteilung nach den Kriterien Dringlichkeit und Wichtigkeit ermöglicht es Ihnen, nicht dringendes und unwichtiges in den Hintergrund zu drängen und so Wichtiges und Dringendes in den Vordergrund zu rücken. So erfolgt die Analyse und Filterung von Fällen. Diejenigen, für die überhaupt keine Zeit aufgewendet werden muss, werden eliminiert.
• Der Hauptvorteil besteht darin, dass die Matrix einen möglichst effizienten Zeitaufwand ermöglicht, was wiederum eine termingerechte Fertigstellung ermöglicht.

Dieses System hat auch Nachteile.

• Die Matrix ist in der langfristigen Planung wirkungslos. Es eignet sich für aktuelle oder für die nahe Zukunft kalkulierte Angelegenheiten.
• Wenn es keine täglichen Ziele gibt, besteht keine Notwendigkeit, ein solches System anzuwenden.
• Um die Matrix effektiv zu nutzen, müssen Sie Ziele schnell und genau in Gruppen aufteilen. Dazu ist es notwendig zu verstehen, welchen von ihnen der „wichtige“ Abschluss zuzuordnen ist, welche Ziele nicht sehr wichtig sind, welche dringend absolviert werden müssen und welche optional sind. Ein solches Training braucht Zeit, dh die Matrix beginnt nicht sofort für Sie zu "arbeiten", aber dies ist ein Minus.
• Aufgrund des vorherigen Absatzes können Fehler bei der Zuweisung von Fällen zu einem bestimmten Status auftreten.

Betrachten wir jeden Quadranten der Matrix genauer.

Wenn Sie ein Meister der Planung sind, ist der A-Quadrant leer. Wenn es Fälle gibt, weist dies auf Ihre schlechte Organisation hin. Sie geben zu, Ausbildung in Sachen Eiljobs und Blockaden zu machen. Der Grund für dieses Bild ist in der Regel Faulheit.

Oder Sie setzen möglicherweise falsche Prioritäten. Natürlich sind solche Situationen manchmal zulässig, aber wenn dies systematisch beobachtet wird, ist es einfach notwendig, an der persönlichen Selbstdisziplin zu arbeiten. Um ein "Absetzen" der Modeerscheinung im A-Quadranten zu vermeiden, ist es notwendig, die in den restlichen Feldern eingegebenen Aufgaben rechtzeitig zu bewältigen.

Aber eine kleine To-Do-Liste im A-Quadranten lässt sich noch machen. Es kann sein:

• Gesundheitsprobleme;
• Taten, deren Misserfolg Probleme hervorrufen, die Lebensqualität verschlechtern, das Wohlergehen in Familie und Beruf bedrohen können;
• Fälle, deren Scheitern den Weg zur Erreichung der Hauptziele erheblich erschwert oder zu deren Scheitern führt;
• Ausstieg aus verschiedenen Not- und Krisensituationen.

Wenn Sie dennoch viele Punkte in diesem Quadranten haben, dann werfen Sie alle Anstrengungen, um sie zu eliminieren. Und vergessen Sie nicht, dass die Erfüllung einiger Punkte aus der Liste der wichtigen und dringenden Punkte erneut an eine der Vertrauenspersonen delegiert werden kann, es ist nicht notwendig, die gesamte Last aller Angelegenheiten nur auf sich selbst zu tragen.Dieser Ansatz wird Ihnen helfen, die Fülle des A-Quadranten schneller zu bewältigen.

Beobachtungen zeigen, dass Menschen, die Probleme aus dem B-Quadranten bevorzugt lösen, am erfolgreichsten sind, die Karriereleiter schneller erklimmen, finanziell am wohlhabendsten sind, keine Zeit haben und ein harmonisches, erfülltes Leben führen. Nicht dringende Aufgaben gehören zur Kategorie der vielversprechendsten und prioritärsten, und wenn eine Person ihnen ihre größte Aufmerksamkeit schenkt, dann läuft für sie alles richtig.

Es ist zu beachten, dass die fehlende Dringlichkeit in Gruppe B manchmal zu einer Verzögerung bei der Umsetzung der skizzierten Punkte führt und sie in Gruppe A abwandern, wo sie bereits eine schnelle Reaktion erfordern. Wenn Sie wichtige, aber nicht sehr dringende Aufgaben schrittweise und regelmäßig lösen, verläuft dieser Prozess ruhig und effizient. Man muss verantwortungsvoll an solche Geschäfte herangehen, und die fehlende Dringlichkeit ermöglicht es, den Prozessverlauf vollständig zu kontrollieren, alle Details zum Ideal zu bringen, alle Schritte klar zu überdenken und am Ende ein produktives Ergebnis zu erzielen.

Die Eisenhower-Matrix lehrt uns in erster Linie, richtig zu priorisieren. Dies bedeutet, dass das Wichtigste bei der Planung die Fähigkeit ist, die wichtigen Dinge, die Sie zu großen Zielen führen, von den sekundären zu unterscheiden. Die Aufgaben, die in Gruppe C aufgenommen werden müssen, sind nicht wichtig, sie lenken im Wesentlichen von den Hauptzielen des Falls ab, sie tragen nicht zum Fortschritt bei, sondern verlangsamen im Gegenteil nur den Entwicklungsprozess. Oft behindern sie die Konzentration auf das Erreichen wichtiger Ziele und mindern dadurch die Wirksamkeit der Vergangenheitsform.

Verwechseln Sie nicht dringende Angelegenheiten aus Feld C, die unwichtig sind, nicht mit dringenden Angelegenheiten aus Feld A, die einfach extrem wichtig sind. Dies führt in der Regel dazu, dass das wirklich Wichtige im Hintergrund bleibt. Ein anschauliches Beispiel für eine solche Situation können von außen auferlegte Treffen sein, die für Sie nicht notwendig sind, oder leere lange Gespräche, der Besuch von Partys und Feiern, Einladungen von Menschen, die Sie nicht interessieren, einige Hausarbeit, Ausfall von Haushaltsgeräten und dergleichen. Ja, dies muss dringend getan werden, aber die Lösung dieser Aufgaben ist keine lebenswichtige Notwendigkeit und ihr Scheitern ist nicht mit Schwierigkeiten verbunden.

Klassen aus dieser Gruppe geben nichts, im Gegenteil, sie können schaden. Es sollte versucht werden, sie auf später zu verschieben, und es ist besser, sie ganz zu ignorieren. Aber Sie müssen den Feind vom Sehen kennen - Sie sollten auf jeden Fall eine Liste solcher "Schädlinge" in Feld D erstellen, denn genau diese Aktivitäten "fressen" unsere Zeit. Es sind diese Fälle, die für viele Menschen aufgrund ihrer Einfachheit so verlockend und attraktiv sind und versprechen, Entspannung und Vergnügen zu bereiten, Zeit in süßem Glück zu verbringen.

Solche Eigenschaften dieser "Fälle" schaffen eine große Versuchung, sich überhaupt erst mit ihnen zu befassen, und lassen Sie, wie sie sagen, die ganze Welt warten. Es kann extrem schwierig sein, aus dem Strudel solcher Pseudo-Fälle herauszukommen, da sie einen Menschen wirklich mitreißen. Aber Versuche, die Gewohnheit zu zerstören, sich auf sie einzulassen, können nicht aufgegeben werden.

Zu diesen Aktivitäten gehören:

• Gespräche über nichts, leere, bedeutungslose Gespräche (sowohl am Telefon als auch persönlich);
• das gleiche wie die Gespräche aus dem vorherigen Absatz, Korrespondenz in Instant Messenger, soziale Netzwerke, alle Arten von Chats;
• Ansehen von Filmen, Serien, Fernsehprogrammen, die keine semantische Last tragen, von ernsthaften Problemen und Fällen ablenken, die verschiedene negative Emotionen hervorrufen;
• Computer- und andere (nicht pädagogische) Spiele.

Ruhe für Körper und Seele ist zweifellos notwendig, aber es gibt viele andere nützliche Möglichkeiten, sie auszuüben:

• Lesen von hochwertiger Literatur;
• Besuche von Ausstellungen, Theatern und Museen;
• Spiele, die Intelligenz entwickeln;
• Kurse im Schwimmbad, Fitnessstudio, Ausflüge zu Eisbahnen, Ausflüge außerhalb der Stadt in die Natur, Reisen usw.

Wenn Sie schädliche Aktivitäten der Gruppe D nicht vollständig aus Ihrem Leben eliminieren können, müssen Sie versuchen, sie zumindest zu verzögern, achten Sie nur auf sie, wenn die Dinge aus den Gruppen A und B abgeschlossen sind. Versuchen Sie jedoch, die Zeit zu reduzieren so viel wie möglich für "leere" Aktivitäten ausgegeben ...

Es besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, den Fall einer unangemessenen Gruppe zuzuordnen. Dies ist das Hauptproblem beim Aufbau der Hierarchie unserer Prioritäten. Um es einfacher zu machen, müssen Sie lernen, zwei Fragen mit zwei Wörtern zu beantworten - "ja" oder "nein". Zum Beispiel: "Wird der Abschluss dieses Falls mir helfen, meinem Hauptziel näher zu kommen?" Die Antwort „ja“ bedeutet die Bedeutung des Falls, die Antwort „nein“ bedeutet Unwichtigkeit.

"Wenn ich dieses Problem jetzt nicht löse, wird es morgen seine Relevanz verlieren?" Die Antwort „ja“ bedeutet die Dringlichkeit der Angelegenheit, die Antwort „nein“ ist nicht die Dringlichkeit. Nachdem Sie auf diese Weise die Kategorie für jede Lektion festgelegt haben, tun Sie zuerst Dinge aus Gruppe A und dann aus Gruppe B.

Die beste Zeit, um eine Matrix zu erstellen, ist, einen neuen Tag zu beginnen. Überlegen Sie sich genau, welche Aufgaben in nächster Zeit vor Ihnen liegen und schreiben Sie diese in Form einer regelmäßigen Liste auf. Testen Sie dann jede mit den obigen Fragen und ordnen Sie sie den Antworten entsprechend in die Kästchen ein. Vergessen Sie nicht, die kleinsten und unbedeutendsten Dinge zu erwähnen, die nur unsere Zeit verschwenden.

Die Gesamtzahl der Aufgaben bestimmen Sie selbst. Nachdem Sie die Fälle in entsprechende Kategorien unterteilt haben, können Sie in ein Notizbuch schreiben oder im Telefon-Organizer eine übliche praktische Liste in absteigender Reihenfolge nach Dringlichkeit und Wichtigkeit erstellen, so dass die ersten Fälle aus Gruppe A, die zweite aus B, die dritte auf der Liste sind von C und von D musst du es gar nicht aufschreiben. Denken Sie daran, dass Aufgaben aus den Gruppen A und C an Familie, Freunde, Kollegen oder Untergebene delegiert werden müssen. Aber Gruppe B - das sind die Dinge, die Sie alleine machen müssen.

Jeder, der es braucht, kann die Eisenhower-Matrix verwenden. Es ist gut, weil es für alle gleich nützlich sein wird, unabhängig von Alter und sozialem Status: den Leitern von Organisationen und Unternehmen, den einfachen Arbeitern und Angestellten, den Hausfrauen, den Studenten und den Schulkindern.

Schauen wir uns ein Beispiel an, wie die täglichen Aufzeichnungen von Eisenhower aussehen könnten.

Eine Gruppe dringender und wichtiger Angelegenheiten:

• fahre das Auto zur Reparatur zur Tankstelle, da ich es für die Arbeit brauche;
• einen vierteljährlichen Bericht vorlegen;
• das Problem mit einer Bankkarte lösen.

Eine Gruppe von nicht dringenden, aber wichtigen Angelegenheiten:

• ein neues Thema entwickeln und die Hauptrichtungen des neuen Projekts skizzieren;
• Rauchen aufhören;
• lerne Englisch;
• eine Mitgliedschaft im Fitnessstudio kaufen.

Eine Gruppe dringender, aber nicht wichtiger Angelegenheiten:

• gehen Sie zum Jubiläum von San Sanych von der Rechtsabteilung;
• gratuliere allen in sozialen Netzwerken zum ersten Frühlingstag.

Eine Gruppe von nicht dringenden und unwichtigen Fällen:

• den Schrank aufräumen;
• zerlegen Sie die Dinge im Zwischengeschoss;
• schau dir die Serie an;
• spiele mit dem Papagei.

Die Eisenhower Matrix kann mit einem Reinigungssystem verglichen werden, einem Filter, der unnötige Dinge loswird. Zuerst müssen Sie es vielleicht täglich verfassen, aber mit der Ansammlung von Erfahrung werden Sie auf der Ebene der Intuition fühlen, welches Geschäft zu welcher Kategorie gehört. Und sobald ein solches Zeitwirtschaftssystem beherrscht wird und Sie lernen, es effektiv zu nutzen und Fälle richtig in Quadranten zu verteilen, werden Sie sofort eine Welle der Freiheit spüren.Sie werden Zeit haben, alles pünktlich zu erledigen und gleichzeitig nicht zu hetzen, Ihr Leben wird wieder normalisiert, Ziele, die unerreichbar erscheinen, werden plötzlich erreicht. Und Ihnen wird die Anwesenheit von ausgezeichneter Kondition und Übermut, Energie und Lebendigkeit garantiert.

Disziplin ist die Grundlage des Erfolgs. Sicherlich haben Sie auf solche Leute geachtet, die solche Qualitäten nicht haben, sie sind in einem endlosen Wirbel von endlosen "Affären", die die ganze Zeit etwas Leeres, Sinnloses tun, aber nach ihren Aussagen unglaublich wichtig ist. Und der Anblick dieser Menschen ist ständig müde, erschöpft, verloren, unglücklich. Sie sind immer genervt, pingelig und unruhig.

Wenn Sie nicht so sein und in den Menschen nicht nur Sympathie und Mitleid hervorrufen möchten, müssen Sie nach dem Prinzip des Gegenteils handeln. Wenn alles für sie passiert und Sie gegenteilige Ergebnisse erzielen möchten, müssen Sie auf entgegengesetzte Weise handeln. Nämlich: Disziplin zu ordnen, die Techniken der Selbstorganisation zu beherrschen, klare Pläne, Zeitpläne und Regime einzuhalten, klar zu verstehen, wann und was zu tun ist, und vor allem, wozu das alles dient, was das Ziel ist. Und die Eisenhower-Matrix wird Ihnen in diesen Angelegenheiten ein hervorragender Assistent sein.

Nicht umsonst konnte die Gründerin, deren Namen sie trägt, eine so schwindelerregende Karriere aufbauen und einer der berühmtesten und beliebtesten Präsidenten des amerikanischen Volkes sowie ein sehr erfolgreicher Militärführer werden. Und das trotz der Tatsache, dass dieser großartige Mann in eine arme Familie hineingeboren wurde. Sie können sich sicher ein Beispiel von solchen Leuten nehmen und die Werkzeuge verwenden, die sie erfunden haben.