Beruf Sekretärin

Im Büro fast jedes modernen Unternehmens nimmt die Sekretärin einen besonderen Platz ein. Dies ist ein Spezialist, der hilft, die Organisation zu organisieren und am Laufen zu halten. Tatsächlich ist es ein Mittler zwischen Manager, Mitarbeitern, Partnern und Kunden. In der Regel ist es nicht schwer, diese Stelle zu bekommen – eine Hochschulausbildung und umfangreiche Berufserfahrung sind nicht immer erforderlich. Und Sie können sich in Zukunft eine gute und interessante Karriere aufbauen, wenn Sie Ihre Aufgaben effizient und verantwortungsbewusst erfüllen.

Der Beruf des Sekretärs wird seit den Tagen des antiken Roms erwähnt. Historikern zufolge wurden solche Arbeiter von Patriziern und adligen oder einfach reichen Bürgern des Landes angeheuert. Als Sekretärinnen wurden Männer aus den unteren Schichten mit guter Bildung angestellt. Zu den Aufgaben dieser Arbeiter gehörten damals Büroarbeit, Korrespondenz und oft auch Finanzen und sogar die Geheimnisse des Arbeitgebers.

In Russland wurde die Sekretärsposition 1720 dank Peter I. An den Beruf wurden strenge Anforderungen gestellt - Ausbildung, gute Rechtskenntnisse, Verständnis für alle Feinheiten und Besonderheiten. Die Position des persönlichen Sekretärs ist seit 1840 gefragt - viele Manager verschiedener Unternehmen benötigen oft eine persönliche Assistentin.

Der moderne Beruf einer Sekretärin ist oft eine Empfangs- und Organisationsarbeit im Büro – sie hilft nicht nur dem Manager, sondern auch Kollegen und Besuchern.Heute gilt die Sekretärin als das Gesicht des Unternehmens, und die Besucher beurteilen die Solidität des gesamten Unternehmens anhand seines Aussehens. Heute gilt dieser Beruf aufgrund seiner Besonderheiten als überwiegend weiblich. Im Laufe der Berufsentwicklung wurden je nach Spezialisierung mehrere Direktionen des Sekretariats gebildet.

• Bürosekretärin (Büroleiterin). Zu den Aufgaben gehören die Verteilung von Telefonaten, die Gästebesprechung, die Erfüllung der Anweisungen der Geschäftsleitung und die Sicherstellung des stabilen Funktionierens des Büros (Bestellung von Schreibwaren, Wasser usw.). Um eine Stelle zu bekommen, braucht ein Mitarbeiter keine spezielle Ausbildung. In der Karriereleiter ist diese Position oft die Ausgangsposition.

• Sekretärin-Assistentin. Die Position ähnelt der eines Office Managers, ist jedoch verantwortungsvoller und komplexer. Zu ihren Aufgaben gehören hier die Erarbeitung von Designlösungen, die Redaktion von Dokumenten, das Verfassen von Texten für die Reden des Leiters bei verschiedenen Veranstaltungen sowie die teilweise Kontrolle der Arbeit der Mitarbeiter der Organisation. Die Erlangung einer solchen Position erfordert eine spezielle Ausbildung (Kurse, Schulungszentrum).

• Persönliche Assistentin des Managers. Diese Position gilt als ehrenhaft. Ein solcher Assistent muss Beziehungen zum Management aufbauen und eine Atmosphäre des Vertrauens schaffen. Zur Wahrnehmung der Aufgaben benötigen Sie Kenntnisse der berufsspezifischen Besonderheiten, Grundlagen der Büroarbeit, Stressresistenz und Selbstvertrauen. Die Arbeit besteht in der Regel darin, organisatorische und administrative Probleme zu lösen.

Neben diesen Berufen gibt es mehrere Spezialisierungen mit enger Spezifität.

• Sachbearbeiter. Ein Mitarbeiter, der die Dokumentation organisiert, Rechnungen erstellt, ein- und ausgehende Korrespondenz erfasst, bildet ein Archiv.
• Sekretär-Übersetzer. Neben den grundlegenden Aufgaben werden hohe Fremdsprachenkenntnisse vorausgesetzt. Der Mitarbeiter nimmt an Verhandlungen mit ausländischen Partnern teil.
• Justizsekretärin. Der Mitarbeiter dient vor Gericht, kontrolliert die Anwesenheit von Personen bei Sitzungen, führt Verhandlungsprotokolle, erstellt Gerichtsakte und führt verschiedene Anordnungen des Richters aus.
• Technischer Sekretär. Um die Aufgaben zu erfüllen, müssen Sie die "blinde" Schreibmethode beherrschen, Anrufe annehmen und mit Bürogeräten arbeiten können.

Weitere charakteristische Merkmale des modernen Berufs sind:

• Geschäftskorrespondenz;
• hohe Schreibgeschwindigkeit "blinde" Methode - ohne auf die Tastatur zu schauen und alle 10 Finger zu verwenden;
• die Fähigkeit, eine Vielzahl von Bürogeräten zu verwenden;
• die Fähigkeit, Dokumentationen (Korrespondenz, Archiv) zu organisieren.

Zu den Vorteilen des Berufs gehören:

• es gibt keine körperliche Aktivität;
• es besteht die Möglichkeit, wichtige Kommunikationsfähigkeiten zu erwerben und nützliche Verbindungen herzustellen;
• es ist nicht erforderlich, eine Spezialität zu haben, um einen Job zu bekommen;
• unter komfortablen Bedingungen arbeiten;
• in einigen Fällen können Sie Bürogeräte für persönliche Zwecke verwenden (Kopierer, Scannen);
• manchmal ist es möglich, Studium und Beruf zu kombinieren.

Wie in jedem anderen Beruf hat auch die Sekretärin-Position ihre Nachteile:

• ständig im Blickfeld des Managements;
• täglich makelloses Erscheinungsbild (besonders wichtig in großen Unternehmen);
• ähnliche Aufgaben und Routinearbeiten (oft typisch für kleine Organisationen);
• Arbeit ist oft stressig;
• Erfüllung persönlicher Aufgaben von Vorgesetzten, die nicht mit der Arbeit zusammenhängen;
• es gibt selten eine Gelegenheit zur Selbstverwirklichung;
• der Betriebsmodus kann unregelmäßig sein.

Die Entwicklungsperspektive für die Sekretärin ist oft fragwürdig. Manche Manager haben es nicht eilig, einen guten Mitarbeiter zu verlieren und ihn auf eine andere Position zu versetzen.Andere sind verständnisvoll und werden oft zu verantwortungsbewussten, fleißigen und professionellen Arbeitern befördert.

Ein Dokument, das die Rechte und Pflichten eines Mitarbeiters regeln soll, ist eine Stellenbeschreibung, sie ist für die Sekretärin und die Geschäftsführung gleichermaßen wichtig. Es enthält die Rechte und Pflichten beider Parteien des Arbeitsvertrags, was es ermöglicht, ihn als Instrument zur effektiven Koordination von Produktionsabläufen zu nutzen.

Es gibt keine einheitliche Anleitung, Sie können sie also anhand einer vorgefertigten Vorlage verfassen oder Ihr eigenes Dokument entwickeln. Bei der Erstellung des Dokuments ist zu berücksichtigen, dass in jedem Firmensekretär trotz gleicher Grundarbeit unterschiedliche Funktionen wahrgenommen werden.

Die Stellenbeschreibung sollte unter Berücksichtigung des fachlichen Standards erstellt werden und die folgenden Hauptabschnitte umfassen.

• Allgemeine Bestimmungen.
• Funktionen.
• Amtliche Verpflichtungen.
• Rechte.
• Eine Verantwortung.

Neben den Hauptaufgaben dürfen unter Berücksichtigung der Spezialisierung zusätzliche Funktionen in die Stellenbeschreibung aufgenommen werden. Die Anweisungen eines Sachbearbeiters, technischen Sekretärs, militärischen oder wissenschaftlichen Sekretärs enthalten also ähnliche grundlegende Sekretariatsfunktionen, unterscheiden sich jedoch in speziellen Aufgaben, die im Dokument angegeben werden müssen.

Im klassischen Sinne lassen sich den wesentlichen einheitlichen Aufgaben der Sekretärin folgende Funktionen zuordnen:

• sichert die administrativen Tätigkeiten des Leiters;
• führt Geschäftskorrespondenz, einschließlich Anrufe und E-Mails;
• nimmt Korrespondenz entgegen und verteilt sie weiter, bereitet eingegangene Briefe vor und versendet sie;
• sammelt und verarbeitet die für den Manager erforderlichen Informationen, erbringt Büroarbeiten;
• nimmt Dokumente von Mitarbeitern zur Weiterleitung an das Management zur Unterzeichnung und Überprüfung an;
• bereitet Sitzungen, Sitzungen und Konferenzen vor, führt Protokolle;
• kauft Schreibwaren und andere Produkte, die für den reibungslosen Betrieb des Büros erforderlich sind;
• löst organisatorische Aufgaben für den Empfang von Mitarbeitern und Besuchern;
• führt andere Arbeiten im Zusammenhang mit der ausgeübten Position aus.

Darüber hinaus können Aufgaben werden:

• Kontrolle über die Ausführung von Aufträgen und Aufträgen;
• Scannen und Kopieren von Unterlagen;
• Absage oder Verschiebung von Fristen;
• Buchung von Tickets und Hotelzimmern;
• Erstellung von Reisekostenabrechnungen;
• Zubereitung von Getränken und Leckereien für die Gäste.

Die Sekretärin bei der Arbeit muss oft und viel mit verschiedenen Menschen kommunizieren, daher muss eine gute Fachkraft folgende Anforderungen erfüllen:

• Ordentlichkeit;
• Richtigkeit;
• Wohlwollen;
• eine Sprachkultur;
• Geselligkeit;
• Mangel an schlechten Gewohnheiten.

Da die Sekretärin das „Gesicht“ des Unternehmens ist, ist das angenehme Auftreten des Mitarbeiters ein wesentliches Kriterium. Wichtig ist hier zu beachten, dass es sich um Stilempfinden und Geschmackspräsenz handelt und nicht um eine vorbildliche Erscheinung. Frauen werden oft Sekretärinnen, weil sie als flexibler, stressresistenter gelten und in der Lage sind, eine gemütliche Atmosphäre im Büro zu schaffen.

Die Besonderheit der Sekretariatsarbeit besteht darin, dem Manager regelmäßig bei der Erledigung von Geschäften zu helfen. Aus diesem Grund sind solche professionellen Qualitäten äußerst wichtig:

• eine Verantwortung;
• Pünktlichkeit;
• Aufmerksamkeit;
• Sorgfalt;
• Erlernbarkeit;
• Organisation.

Um eine Stelle als Sekretärin zu bekommen, braucht man oft keine Hochschulausbildung, abgeschlossene Fachkurse sind durchaus geeignet. Die im Bereich Psychologie, Speedreading und Stenographie erworbenen Kenntnisse werden von Nutzen sein. Die Grundkenntnisse des Sekretariatsberufs können an Fachhochschulen erworben werden. Eine solche Ausbildung steht Absolventen der 9. oder 11. Schulstufe zur Verfügung und dauert je nach vorhandener Sekundarbildung 1-3 Jahre.

Wenn die Wahl auf ein seriöses Unternehmen gefallen ist, ist eine spezialisierte Ausbildung wichtig. Unter dem Außenministerium der Russischen Föderation gibt es beispielsweise ein Schulungszentrum, das Sekretärinnen ausbildet. Das Zentrum vermittelt den Schülern Computerkenntnisse, die Grundlagen der Büroarbeit, Geschäftsethik und Etikette sowie Englisch. Da inländische Universitäten keine Ausbildung in Sekretariatsarbeit anbieten, sind Bewerber mit Diplomen in Philologie, Kommunikation, Psychologie und ähnlichen Bereichen im Vorteil. Einige Unternehmen bieten Schulungen für Kandidaten an, die sie einstellen möchten.

Sie können als Sekretärin in einer renommierten Organisation, in einem kleinen Unternehmen und in einer Regierungsbehörde arbeiten, zum Beispiel an einer Schule oder Universität. Heute braucht fast jede Führungskraft Sekretärinnen oder Assistenten. Die Position der Sekretärin ist in verschiedene Mythen gehüllt - einige sprechen davon, eine interessante Karriere in diesem Beruf zu beginnen, während andere argumentieren, dass es praktisch keine Beförderung gibt.

Tatsächlich hängt der berufliche Aufstieg stark von persönlichen Qualitäten ab. Eigeninitiative und harte Arbeit helfen Ihnen, innerhalb des Unternehmens eine höhere Position zu erreichen, beispielsweise zuerst als stellvertretende Führungskraft und dann als Führungskraft. Die Weiterentwicklung im Unternehmen liegt in den Händen des Spezialisten selbst.

Zu Beginn einer Karriere ist es schwierig, mit einem hohen Gehalt zu rechnen. Arbeitgeber bieten Arbeitnehmern ohne Erfahrung in der Regel ein Gehalt von 15.000-20.000 Rubel. je nach Wohnort. In Großstädten sind die Löhne in der Regel höher. Das durchschnittliche Gehalt eines erfahrenen Mitarbeiters beträgt 30.000-45.000 Rubel. in ganz Russland. Fachkräfte mit höherer Qualifikation, zum Beispiel persönliche Assistenten von Managern und Assistenten, verdienen 60.000-80000 Rubel.