Wer ist stellvertretender Sekretär und was macht er?

Die Position der Sekretärin ist für viele Frauen seit langem die begehrteste. Bisher wurde von einem solchen Mitarbeiter in der Regel praktisch nichts verlangt, außer einem attraktiven Erscheinungsbild. Jetzt hat sich jedoch alles geändert, manchmal ist ein solcher Mitarbeiter ein wichtiger Teil des Teams und muss bereit sein, viele Funktionen zu erfüllen. Dadurch ist er oft sehr beschäftigt mit der Arbeit. Lesen Sie in diesem Artikel, was diese Aufgaben sind, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen, um ein Stellenangebot zu erhalten.

Der Beruf des Sekretärs reicht bis in die Zeit des antiken Roms zurück. Die "Sekretäre" waren die Vertrauten der Kaiser - Männer mit großem politischen Einfluss. Während des Ersten Weltkriegs erhielt dieser Beruf seinen Neubeginn, bedeutete aber bereits ganz andere Aufgaben. Bisher haben sich nur Anklänge an die ursprüngliche Bedeutung von "Sekretär" in Form von Positionen wie Generalsekretär und Staatssekretär erhalten.

Heutzutage erfordert der Beruf der Sekretärin die Erledigung von Arbeiten im Zusammenhang mit Dokumenten, der Organisation der Büroarbeit, der Verwaltung von Bürogeräten und anderen Funktionen. Kommunikationsfähigkeit und Aufmerksamkeit gelten als wichtige Fähigkeiten einer stellvertretenden Sekretärin. Das Präfix "Referent" bedeutet, dass der Mitarbeiter mit dem Chef über verschiedene Arbeitsangelegenheiten kommuniziert. Es liegt auf der Hand, dass die Konkurrenz unter denjenigen, die diese Position einnehmen wollen, groß ist, insbesondere in großen Firmen oder Unternehmen. Die Besonderheiten der Fähigkeiten, die eine Sekretärin mitbringen muss, können manchmal vom Tätigkeitsbereich des Unternehmens abhängen.Einfach ausgedrückt, in einem Technologiemarketingunternehmen muss die Sekretärin die Feinheiten von Geschäftsverhandlungen kennen. Dies ist jedoch keineswegs notwendig, für jedes Unternehmen ist alles individuell.

Große Recruiting-Unternehmen argumentieren, dass diese Position zusammen mit der Position des Fahrers und anderen ähnlichen Jobs viele Überstunden beinhaltet. Menschen in diesen Positionen sind gezwungen, sich an den Zeitplan ihrer Vorgesetzten anzupassen und fast rund um die Uhr arbeitsbereit zu sein. Heutzutage werden „virtuelle Sekretärinnen“ immer beliebter, die die meisten Aufgaben einer gewöhnlichen Sekretärin für diejenigen Unternehmen erfüllen, die keine Möglichkeit haben, ein Büro zu mieten oder dies aus Kostengründen einfach nicht tun. Getrennt davon ist die Bedeutung des Aussehens der Sekretärin zu beachten. Die Sekretärin sollte sich im Business-Stil kleiden, helles, extravagantes und unangemessenes Make-up und Frisuren vermeiden.

Dieses Dokument enthält alle Verantwortlichkeiten im Zusammenhang mit den Tätigkeiten des Mitarbeiters. Außerdem enthält die Stellenbeschreibung die Rechte des Arbeitnehmers und eine Beschreibung der Anforderungen an ihn. Dieses Dokument enthält Informationen darüber, wer den Mitarbeiter während seiner Abwesenheit ersetzen muss. Bemerkenswert ist auch, dass die Stellenbeschreibung bei Bedarf überarbeitet und geändert werden kann. Dies kann in den folgenden Fällen passieren.

• Änderung der Aufgaben der Sekretärin-Assistentin.
• Das Auftreten von Änderungen in der Dokumentation der Organisation.
• Das Auftreten von Änderungen in der Struktur der Organisation.

Nachfolgend sind die Hauptaufgaben der stellvertretenden Sekretärin aufgeführt.

• Oftmals ist die Person in dieser Position dafür verantwortlich, das Büro mit Büromaterial zu versorgen. Bei Bedarf soll er auch Lebensmittel bestellen. Die direkte Verantwortung der Sekretärin besteht darin, einen Wasserkühler zu bestellen und dessen Fülle zu überwachen.
• Die Sekretärin-Assistentin muss Anrufe für den Vorgesetzten entgegennehmen und „abschirmen“.
• Er muss auch das Verfahren für den Empfang von Besuchern organisieren.
• Die Person in dieser Position berichtet direkt an den CEO des Unternehmens. Daher beziehen sich die meisten der ausgeführten Aufgaben auf seine Anfragen und Befehle.
• Die Aufgabenliste umfasst auch den Empfang und den Versand der empfangenen und gesendeten Korrespondenz, die Vorbereitung aller erforderlichen Dokumente auf Verlangen des Generaldirektors, die Kontrolle der Dokumente, die der Direktor unterschreiben muss.
• Die Sekretärin übermittelt auch die notwendigen Informationen vom Direktor an die Mitarbeiter und umgekehrt, ruft Mitarbeiter bei Bedarf an den Direktor.
• Dieser Mitarbeiter interagiert auch häufig mit der Verwaltung. Manchmal kann er sich mit den Mitarbeitern dieser Abteilung über die Bereitstellung von Büromaterial und -geräten abstimmen. Im Gegensatz zum oben beschriebenen ersten Punkt wird dieser Punkt nicht immer in den Stellenbeschreibungen der stellvertretenden Sekretärin erwähnt.
• Die Sekretärin muss Flugtickets und Hotelzimmer buchen, falls der Direktor oder andere Mitarbeiter auf Geschäftsreise gehen.
• In einigen Organisationen ist die Sekretärin verpflichtet, das Management und / oder andere Mitarbeiter über bevorstehende Feiern, Geburtstage und Feiertage der Mitarbeiter zu informieren. Manchmal wird dies von einem HR-Spezialisten durchgeführt.
• Jeden Tag muss die Sekretärin das Büro des Direktors auf den Beginn eines neuen Tages vorbereiten - Licht einschalten, Bürogeräte (Drucker, Computer usw.) vorbereiten, die erforderlichen Dokumente vorbereiten.

Die Sekretärin-Assistentin muss für den Dokumentenfluss verantwortlich sein und hat kein Recht, vertrauliche Informationen offenzulegen. Ein solcher Mitarbeiter ist für die Sicherheit der Dokumente und deren rechtzeitige Vorlage bei den Behörden verantwortlich. Der Sekretär ist verantwortlich für die Nichterfüllung der in der Stellenbeschreibung vorgeschriebenen Pflichten, d. h. für die Nichterfüllung seiner Aufgaben, einschließlich solcher Verstöße wie Verspätung. Ein Mitarbeiter kann Probleme bekommen, wenn er fahrlässig mit der Dokumentation arbeitet.

Für die Offenlegung vertraulicher Informationen, die zur Kategorie der „Geschäftsgeheimnisse“ gehören, wird die Verantwortung getragen. Einem Mitarbeiter ist es untersagt, Inventar, insbesondere ihm überlassene oder firmeneigene Möbel, zu beschädigen. Die Sekretärin ist dafür verantwortlich, Mitarbeiter taktlos oder unhöflich zu behandeln. Da er fast täglich mit allen anderen Mitarbeitern kommuniziert, sollte der Sekretär konfliktfrei und diplomatisch sein.

Zunächst hat der Sekretär-Assistent das Recht, verschiedene Dokumente, die er für die Arbeit benötigt, von verschiedenen Mitarbeitern anzufordern. Die Sekretärin kann die eingegangenen Telefonate je nach Wichtigkeit nach eigenem Ermessen verteilen. Gleiches gilt für den Empfang von Besuchern an der Rezeption. Er kann auch von Mitarbeitern Erklärungen verlangen, wenn ein Disziplinarverstoß vorliegt. Der Sekretariatsassistent hat auch Zugang zu Dokumenten, die als "vertraulich" eingestuft sind.

Nur der CEO kann einen solchen Mitarbeiter entlassen oder einstellen, nicht der Leiter einer Abteilung oder Abteilung, wie in anderen Fällen. Gleiches gilt für die Verhängung von Rügen. Die Sekretärin kann dem Management Vorschläge machen, um das Dokumentenmanagement oder die Managementpraktiken zu verbessern. Es kann auch einige Arbeitsabläufe optimieren. Wie jeder andere Arbeitnehmer hat er das Recht, die Schaffung angenehmer Arbeitsbedingungen zu fordern und kann von Arbeitnehmern, die gegen die Arbeitsdisziplin verstoßen, sogar mündlich Erklärungen verlangen.

Die Arbeit des Sekretärs wird in der Regel nach seiner Sorgfalt und Leistungsfähigkeit beurteilt. Somit sind andere Fähigkeiten zweitrangig. Der Mitarbeiter muss in der Lage sein, mit Menschen zu kommunizieren, zu verhandeln und eine gut vorgetragene Rede zu halten. Muss in der Lage sein, verschiedene organisatorische Probleme zu lösen, Microsoft Office-Programme zu verwenden - Excel, Power Point, Word und andere.

Es gibt keine strengen Anforderungen an die Ausbildung sowie an die erhaltene Spezialität. Allerdings muss es eine Ausbildung geben, wenn auch spezialisierte Sekundarstufe. Absolventen der Rechtswissenschaften werden bevorzugt, da der Großteil ihrer Arbeit mit der Führung von Aufzeichnungen zu tun hat. Berufserfahrung von mindestens 1 Jahr ist wünschenswert. Eine Alternative zum Praktikum kann die Teilnahme an Sekretariatskursen sein.

In ausländischen Unternehmen kann es erforderlich sein, dass ein zukünftiger Mitarbeiter eine bestimmte Fremdsprache beherrscht. Der Sekretär sollte in der Lage sein, seine Gedanken richtig auszudrücken, Dokumente ohne Grammatikfehler zu schreiben und zu verfassen.

Die Nachfrage nach diesem Beruf ist groß. In der Regel eignen sich solche Aktivitäten am besten für junge Berufstätige, die kürzlich ihren Abschluss an Bildungseinrichtungen gemacht haben. Diese Aktivität ist eine großartige Gelegenheit, die Struktur der Arbeit des Unternehmens kennenzulernen. Es wird angenommen, dass Sie in dieser Position gute Fähigkeiten eines zukünftigen guten Managers erwerben können. Da der Sekretariatsassistent vielfältige Aufgaben wahrnimmt, ist er auch für kleinste Unternehmen ein wichtiger und notwendiger Mitarbeiter.