Beruf Sekretärin

Schreibmaschinen verschwanden aus dem Gebrauch und gingen ins Museum, aber der Bedarf an einer Person, die Dokumente sammelt, in die richtigen Ordner legt, Besucher empfängt und Anrufe entgegennimmt, ist nirgendwo hingegangen. In dem Artikel erzählen wir Ihnen über den Beruf der "Sekretariatskraft" in der modernen Welt - seine Eigenschaften, Anforderungen und wo solche Spezialisten heute gebraucht werden.

Eine Schreibkraft Sekretärin ist eine der Junior-Sekretariatspositionen. Obwohl dieser Spezialist heute nicht mehr an einer Schreibmaschine, sondern am Computer arbeitet, wurde der Name nicht nur aus Tradition beibehalten, sondern auch, um den performativen Charakter der Arbeit zu unterstreichen. (im Gegensatz zu den Verwaltungs- und Sekretariatspositionen eines höheren Ranges - Assistentin der Geschäftsführung, Sekretariatsassistentin, Sachbearbeiterin, Büroleiterin).

Informationen über den Beruf und die ausgeübten Aufgaben sind in zwei Dokumenten enthalten:

• „Einheitliches Qualifizierungs-Nachschlagewerk der Positionen von Führungskräften, Fach- und sonstigen Mitarbeitern“ – abgekürzt als EKS (früher ETKS genannt);
• Berufsstandard "Spezialist für organisatorisches und dokumentarisches Management der Organisation."

Priorität bei der Bewerbung ist der fachliche Standard. Es ist an die Besonderheiten des modernen Marktes angepasst und enthält eine vollständigere und detailliertere Beschreibung der Arbeitsfunktionen.

Der Berufsstandard stuft die Position der Sekretärin/der Sekretärin in die 3. Qualifikationsstufe ein - das heißt, ihre Aufgaben umfassen die Kontrolle der Arbeit durch einen leitenden Spezialisten, ein Minimum an unabhängigen Entscheidungen und Führungsfunktionen.

Die Hauptaufgabe der Sekretärin-Schreibkraft ist ein Satz von Texten und Dokumenten, Reproduktion und Systematisierung von Informationen nach einer Vorlage (Scannen, Kopieren, Nachdrucken von Dokumenten, Ausfüllen von Standardformularen, Sortieren von Korrespondenz, Erfassen von ein- und ausgehenden Dokumenten).

Wie jeder Beruf hat auch der Beruf der Sekretärin seine eigenen Merkmale:

• Die Arbeit zeichnet sich durch einen eher stressigen Charakter aus, während der Mitarbeiter in der Lage sein muss, monotone Schreibarbeiten zu verrichten und mit Menschen zu kommunizieren, das Gesicht und die Stimme des Unternehmens zu sein.
• es gibt keine starre Liste von Aufgaben - der Sekretär führt verschiedene Befehle des Leiters aus;
• diese Position ist ein hervorragender Berufseinstieg und eine Chance, nützliche Erfahrungen für eine zukünftige Führungskraft zu sammeln;
• die Arbeit gilt als weiblich (dies spiegelt sich sogar im Titel wider), obwohl männliche Sekretäre nicht weniger gefragt sind;
• Die wichtigste Fähigkeit besteht darin, die Beziehungen zum Team richtig aufzubauen, und nicht die Geschwindigkeit beim Tippen.

Auf der Grundlage der allgemeinen Anforderungen des Berufsstandards wird in jeder Organisation eine interne Stellenbeschreibung entwickelt - das Hauptdokument, das die Rechte und Pflichten des Arbeitnehmers regelt.

In diesem Dokument wird die Liste der Funktionen festgelegt, die ein Mitarbeiter in einer bestimmten Organisation ausführt. In einer typischen Anweisung kann die Funktionalität einfach die entsprechenden Bestimmungen der Norm wiederholen (früher wurde der Abschnitt "Aufgaben" oft komplett aus dem CEN übernommen). Normalerweise enthält die Anleitung folgende Punkte:

• druckt verschiedene Materialien in Richtung des Kopfes;
• organisiert Telefongespräche des Kopfes.

Bei Bedarf können Punkte spezifiziert, spezifiziert und der Verantwortungsbereich - im Vergleich zum Standard erweitert oder eingeengt werden, wenn es die Besonderheiten der Organisation erfordern. Für die Sekretärin der Schule können beispielsweise Punkte angegeben werden, dass sie die Ausstellung von Bescheinigungen über die Arbeit oder das Studium an der Schule organisiert, ein Schülerverzeichnis führt. Und in einem Handelsunternehmen können dies Bestimmungen über die Führung eines Reisetagebuchs von Kurieren und die Ausstellung entsprechender Bescheinigungen sein.

Der Berufsstandard legt die Mindestvoraussetzungen für die Ernennung einer Schreibkraft fest – hierfür reicht eine abgeschlossene Sekundarschulbildung.

Spezialisierte Kurse sind ein zusätzlicher Vorteil. Darüber hinaus schränken weder das CEN noch die Berufsnorm die Anforderungen an das Abschlusszeugnis solcher Kurse in irgendeiner Weise ein. Daher können Sie aus einer riesigen Liste von Vorschlägen von öffentlichen und privaten Schulungszentren jedes Schulungsprogramm für Sekretärinnen auswählen.

Obwohl die Sekretärin keine ernsthafte Vorbildung und kein akademisches Wissen voraussetzt, braucht sie ein breites Spektrum an praktischen Fähigkeiten:

• sichere Computerkenntnisse, Kenntnisse von Office-Programmen, die Fähigkeit, mit Bürogeräten zu arbeiten, Lese- und Schreibfähigkeit, schnelles Tippen;
• die Fähigkeit, im Rahmen ihrer Kompetenz mit Dokumentationen zu arbeiten - die Regeln für die Erstellung von Standarddokumenten, Servicebriefen, Regeln für die Sortierung und Registrierung von Korrespondenz und anderen Dokumenten zu kennen;
• entwickelte Kommunikationsfähigkeiten, die Fähigkeit, Beziehungen zu Partnern, Kunden, Mitarbeitern aufzubauen, Kenntnisse in Ethik und Etikette der Geschäftskommunikation, Regeln für den Umgang mit vertraulichen und geschützten Daten;
• Kenntnis der arbeitsrechtlichen Vorschriften.

Ein Spezialist muss nicht nur fachliche Fähigkeiten, sondern auch bestimmte persönliche Eigenschaften mitbringen: er muss selbstbewusst, höflich, emotional stabil sein, in der Lage sein, sich schnell in der Situation zurechtzufinden, Konflikte zu lösen, sowohl im Multitasking-Modus als auch im Routinearbeitsmodus arbeiten, eine hohe Selbstorganisation, Aufmerksamkeit und Verantwortung haben.

Zuvor arbeiteten Sekretärinnen in Maschinenbüros. Heute ist die Arbeit dieses Spezialisten in folgenden Organisationen am gefragtesten:

• in staatlichen, administrativen Strukturen;
• in Bildungseinrichtungen (Schule, Hochschule, Universität);
• in Anwaltskanzleien, Privatanwälten, Notaren;
• in den Archiven.

Außerdem kann eine Stelle in jeder anderen Organisation geöffnet werden. Gleichzeitig kann die Position in privaten Unternehmen nicht nur als Sekretärin, sondern auch als Sekretärin, als Sekretärin an der Rezeption, als Sekretärin bezeichnet werden.