Die Feinheiten der telefonischen Geschäftskommunikation

Die Kunst der Geschäftskommunikation ist ein wichtiger Aspekt des Verhandelns und hat seit vielen Jahren nicht an Aktualität verloren. Die Intensität der telefonischen Geschäftskommunikation nimmt von Jahr zu Jahr zu. Und mit der Entwicklung des Mobilfunks wird es zu einem der wichtigsten Kommunikationsmittel. Es ist wichtig, die Feinheiten und Regeln der Geschäftskommunikation zu kennen, um Telefongespräche zu üben.

Das Telefon spielt in der modernen Welt eine wichtige Rolle, denn es hilft uns, mit Familie, Freunden, Kollegen, Management und Geschäftspartnern zu kommunizieren.

Während eines Gesprächs mit einem bestimmten Personenkreis wendet eine Person also die geeignete Kommunikationsmethode an und wird beispielsweise nie einen Dialog mit ihrem Chef führen, wie mit einem engen Freund. In dieser Situation wird eine formellere Art der Kommunikation angewendet.

Die Geschäftsetikette sollte auch von Mitarbeitern verwendet werden, die Meinungsumfragen durchführen, Anrufe von Kunden erhalten oder Telefongespräche führen. Oft sind es erfolgreiche Telefongespräche, die zum Schlüssel zu guten Geschäftsbeziehungen werden. Und auch das Image des Unternehmens kann ganz von der Fähigkeit der Mitarbeiter abhängen, kompetente Gespräche am Telefon zu führen.

Heutzutage werden die meisten Anrufe über mobile Geräte getätigt. Bei der Verwendung dieses Kommunikationstools müssen Sie einige Regeln beachten.

• Schalten Sie Ihr Telefon bei einem Geschäftstreffen mit einem Kunden, in einem Kino oder bei einem Seminar immer aus oder stellen Sie es so ein, dass es vibriert.
• Ein mobiles Gerät reagiert empfindlicher auf Geräusche als ein Festnetztelefon. Daher können Sie in einer Situation, in der es an einem öffentlichen Ort erforderlich ist, ein persönliches Gespräch ohne Einmischung von außen zu führen, einfach leise sprechen und der Gesprächspartner wird Sie sicherlich hören.

• Legen Sie keinen zu lauten Klingelton auf Ihr Telefon. Er kann andere erschrecken.
• Versuchen Sie es kurz zu halten. In Anwesenheit Dritter sollte das Gespräch nicht länger als 30 Sekunden dauern, da sonst die Gefahr besteht, vor einer Person unhöflich zu wirken. Liegen triftige Gründe für ein Telefongespräch vor, beispielsweise die Krankheit eines Angehörigen oder eine größere Transaktion, sollten die Anwesenden über die Situation informiert werden.
• Vermeiden Sie Telefongespräche während eines Geschäftsessens. Wenn der Anruf dringend angenommen werden muss, sollten Sie den Tisch verlassen und an einem weniger überfüllten Ort sprechen.

Ethische Telefonkommunikation ist für den effektiven Betrieb eines Unternehmens unerlässlich. Die Gesprächskultur ist eine besondere Form der Geschäftskommunikation. Die Kenntnis der Regeln der Etikette hilft, Geschäftsbeziehungen zu stärken und die Rentabilität der Organisation zu steigern.

• Es ist notwendig, die Person zu begrüßen, mit der das Telefongespräch beginnt. Am besten geeignet sind hierfür die der Tageszeit zugeordneten Phrasen ("Guten Morgen", "Guten Tag" oder "Guten Abend").
• Während eines Servicetelefongesprächs ist es wichtig, die eigene Intonation zu überwachen. Um den Gesprächspartner nicht zu entfremden, müssen Sie höflich und ruhig sprechen und unnötige Emotionen vermeiden.

• Nach der Begrüßung empfiehlt es sich, sich vorzustellen und Ihren Namen, Titel und Ihre Organisation anzugeben.
• Wenn Sie eine Person anrufen, lohnt es sich immer zu klären, ob es für sie gerade bequem ist, zu sprechen.
• Ethische Standards verlangen, dass Sie nach dem zweiten oder dritten Klingeln den Hörer abnehmen.
• Während des Gesprächs nicht rauchen, essen oder trinken.
• Interessiert sich der Anrufer für einen anderen Mitarbeiter der Organisation, muss das Gespräch an ihn umgeleitet oder die Wartefunktion eingeschaltet werden.
• In einer Situation, in der Sie eine falsche Nummer eingegeben haben, müssen Sie sich beim Gesprächspartner entschuldigen und sich sofort verabschieden, ohne unnötige Fragen zu stellen.
• Rufen Sie niemals frühmorgens, in der Mittagspause oder vor Feierabend an.
• Anstelle des Vorgesetzten kann die Sekretärin oder der Assistent Anrufe tätigen oder entgegennehmen.

• Sie können die persönliche Nummer Ihres Partners oder Kunden nur unter der Bedingung anrufen, dass er Ihnen selbst seine Kontakte gegeben hat. An Wochenenden und Feiertagen sind solche Anrufe jedoch verboten.
• Es gibt Zeiten, in denen ein Gespräch aufgrund einer schlechten Verbindung unterbrochen wird. In dieser Situation sollte die Person, die zuerst angerufen hat, zurückrufen.
• Ziehen Sie das Gespräch nicht in die Länge. Ein langes Gespräch kann langweilig und verärgert werden. Hat sich die Kommunikation verzögert und der Gesprächszweck nicht erreicht, können Sie den Kunden am nächsten Tag zurückrufen oder ein persönliches Gespräch vereinbaren.
• Nach dem Ende des Gesprächs wird empfohlen, sich beim Gesprächspartner zu bedanken und sich höflich von ihm zu verabschieden, nachdem er zuvor gefragt wurde, ob er Fragen hat. Diese einfache Aktion vervollständigt das Gespräch und fördert die weitere Zusammenarbeit.

Sie sollten sich sorgfältig auf ein Telefongespräch vorbereiten und eine Reihe spezifischer Aktionen durchführen. Schauen wir uns die wichtigsten Punkte genauer an.

• Es lohnt sich, den Gesprächspartner erst anzurufen, nachdem ein klarer Gesprächsplan erstellt wurde. Um kleinere Details auszuschließen, können Sie grafische oder schematische Skizzen anfertigen.
• Schreiben Sie sich wichtige Fragen auf, die Sie bei der Verhandlung nicht vergessen sollten.
• Bereiten Sie Dokumente vor, die Sie im Kommunikationsprozess benötigen (Korrespondenz, Berichte, Verträge).

• Erkundigen Sie sich im Voraus beim Gesprächspartner, wann Sie einen Anruf tätigen können.
• Um die erhaltenen Informationen aufzuzeichnen, bereiten Sie ein Notizbuch oder Tagebuch vor.
• Finden Sie die allgemeine Liste der Personen heraus, die am Gespräch teilnehmen werden, um sie mit Namen und Vatersnamen anzusprechen.
• Versuchen Sie, sich vor dem Wählen der Nummer auf eine positive Stimmung einzustellen, dann sollte Ihr emotionaler Zustand natürlich die Disposition des Gesprächspartners verursachen.
• Berücksichtigen Sie beim Telefonieren die Sicherheit der Kommunikation im Büro, denn wertvolle Informationen können in die Hände von Mitbewerbern gelangen.

Es gibt auch Punkte, die im anstehenden Telefongespräch eliminiert und nicht erlaubt werden sollten.

• Es besteht keine Notwendigkeit, geschäftliche Angelegenheiten mit einer unbekannten oder zufälligen Person zu besprechen. Vereinbaren Sie am besten einen persönlichen Termin.
• Es wird nicht empfohlen, eine Entscheidung von einer Person zu verlangen, die dazu nicht befugt ist oder anders denkt. Er kann seine Zustimmung telefonisch erteilen, obwohl er sich dieser Entscheidung widersetzen wird.
• Sie sollten keine Anfragen äußern, wenn Sie sich nicht sicher sind, ob der Gesprächspartner Ihnen zustimmt und helfen möchte.

Das Telefon spielt in der Geschäftskommunikation eine zweifache Rolle. Es lenkt sehr oft von dringenden Aufgaben des Tages ab, beschleunigt aber gleichzeitig die Lösung vieler Aufgaben. Aus diesem Grund ist es notwendig, die Prinzipien von Telefongesprächen zu erlernen, die zu einer effizienteren Nutzung beitragen.

Es ist sehr wichtig, die Technik der Geschäftskommunikation für Mitarbeiter zu beherrschen, deren Besonderheiten in Telefongesprächen mit potenziellen Kunden liegen. Viele Unternehmen versuchen, mit den ersten Worten Kontakt zum Anrufer aufzunehmen, um ihn zu einem echten Kunden zu machen.

Unternehmen konkurrieren mit unterschiedlichen Wegen, um Kunden zu gewinnen. Eine wichtige Etappe bei der Förderung von Dienstleistungen ist der telefonische Verkauf. Daher müssen Manager den Dialog mit den Kunden korrekt und taktvoll führen, da sonst gewinnbringende Verträge an Wettbewerber gehen.

Die folgenden Tipps können Ihnen helfen, Ihre geschäftlichen Telefongespräche erfolgreich zu führen.

• Es wird empfohlen, dass Sie die Person anrufen, die Ihnen nützliche Dienste zur Verfügung gestellt hat. Dankesworte sind für die zukünftige Zusammenarbeit sehr wichtig.
• Lächeln Sie immer, wenn Sie ein Gespräch führen. Ihr Lächeln und Optimismus wird der Abonnent sicherlich spüren.
• Versuchen Sie während des Verhandlungsprozesses, den Gesprächsverlauf des Gesprächspartners vorherzusagen.
• Verwenden Sie niemals Obszönitäten oder Umgangssprache. Dies widerspricht der Kommunikationskultur.
• Verwenden Sie Ausdrücke und Begriffe, die der Anrufer versteht.
• Bedecken Sie das Mobilteil nicht mit der Hand, während Sie parallel mit jemandem sprechen. Somit manifestiert sich Respektlosigkeit gegenüber dem Gesprächspartner.
• Erklären Sie Ihre Position selbstbewusst und genau, denn Genauigkeit ist die Höflichkeit der Könige.

• Es ist wichtig, schnell zu verhandeln, Fragen ohne Verzögerungen oder verwirrende Vorschläge zu beantworten. Eine Pause kann nur gerechtfertigt werden, wenn der Spezialist damit beschäftigt ist, die für Verhandlungen notwendigen Unterlagen zu suchen. Wenn die Pause verlängert wird, hat die Person jedes Recht, die Kommunikation zu unterbrechen.
• In Momenten der telefonischen, realen oder virtuellen Kommunikation müssen Sie äußerst höflich sein. Mit lauter Stimme zu schreien und zu sprechen gilt als Verstoß gegen die Ethik.
• Verabschieden Sie sich richtig vom Gesprächspartner, denn das gekonnte Ende des Gesprächs ist nicht weniger bedeutsam als der Hauptteil des Dialogs. Sie können dem Gesprächspartner die Möglichkeit geben, als Erster aufzulegen. So beenden Sie das Gespräch auf einer freundlichen Wellenlänge.

Natürlich benötigen Sie eine gute Diktion, um erfolgreich am Telefon zu kommunizieren.Um Ihre Rede ausdrucksvoller und Ihre Stimme angenehmer zu gestalten, verwenden Sie die Lektionen im folgenden Video.